Assistante de la Direction H/F AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIService d'affectationDirectionPrésentation du service
L'AGEPS (Agence Générale des Equipements et des Produits de Santé) est un pôle d'intérêt commun de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP).
Elle assure pour l'AP-HP les missions suivantes :
- évaluation et achats des produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux)
- évaluation et achats des équipements biomédicaux, des équipements et consommables de laboratoires et des technologies de l'information
- approvisionnement en médicaments des sites hospitaliers
- volet pharmaceutique de la recherche à promotion AP HP
- recherche et innovation pharmaceutique
- production de médicaments et préparations non disponibles dans l'industrie pour les établissements de santé du territoire national
- coordination du réseau des producteurs souverains
- gestion de l'école de chirurgie et du centre de don des corps
Elle est située sur deux sites à Paris Ve et Nanterre et compte environ 450 salariés.
Vos missions
L'Assistant(e) de Direction/Com/DAEF/DSI, sous la responsabilité de la responsable des affaires générales, assure les fonctions suivantes :
- accueil physique et téléphonique
- assistant(e) du Directeur, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d'Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et tout autre taches relevant de son domaine de compétence :
- remboursements de frais de mission
- gestion des abonnements
- commandes et demande d'achats
- rédaction, mise en forme de documents de communication
- diffusion du bulletin de la COMEDIMS
- gestion des pages intranet/internet
- diffusion de mails de communication
- mise à jour de l'annuaire interne/suivi du dossier cartes de visites
- orgnisation d'évenements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement (déplacements ponctuels sur Nanterre)
En cas d'absence de la responsable des affaires générales, l'assistant(e) de direction assurera le suivi des dossiers suivants, si-besoin :
- gestion des gardes administratives des membres de l'équipe de direction
- dossier arrêtés de nomination
- gestion du dossier logement
- gestion des marchés de médicaments de l'EPHP
- gestion des nomination des responsables de service et unité fonctionnelle
- gestion de la carte achats
Profil recherché
- Compétences rédactionnelles
- Maitrise des outils bureautiques : Word,Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence, SAP
- Polyvalence, capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte
- Sens relationnel et de communication
- Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste
- Dynamisme, capacité d'adaptation
- Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle
Schéma horaireJourTemps de travail7h30TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
Remboursement partiel des transports en commun / AGOSPAP / HOPTISOINS / TICKETS RESTAURANT

Description de l'hôpitalTout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.Référence de l'offre2025-18385