Assistant - Assistante de Direction Médico-Social H/F

OVE

Rattaché(e) au Directeur de l'établissement, vous assistez l'équipe dans son fonctionnement, sa logistique et apportez un soutien administratif incontournable dans le respect des priorités et des procédures. A ce titre, vous serez en contact avec l'ensemble des structures internes et
externes, ainsi que les services supports du siège de la Fondation.
Sans que cette liste ne soit exhaustive, vous aurez pour missions principales de :
- Recevoir, traiter ou transmettre les communications téléphoniques
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les personnels
- Réceptionner, saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, documents, comptes-rendus et procédures de la Direction
- Enregistrer, contrôler, mettre à jour et suivre des données (tableaux de suivi de pilotage et de performance)
- Classer et archiver des documents (physique et informatique)
- Organiser la planification et la logistique de réunions internes au service / évènements ponctuels, préparer les éléments nécessaires s'y afférents
- Gérer les commandes et achats divers
- Contribuer à la gestion des Ressources Humaines : suivi du temps de travail, préparation des contrats de travail / avenants, traitement des correspondances, gestion des convocations à la médecine du travail
- Contribuer à la gestion comptable et financière : suivi des paiements et des relances, vérification des factures et de la facturation, traitement des notes de frais et des dépenses de trésorerie
- Constituer des dossiers (préparation, compilation, scan, envoi, suivi)
- Appuyer à la réalisation des rapports d'activité, des plans d'investissement, des budgets prévisionnels, du plan de formation.
Diplômé(e) d'un Bac +2 (BTS Assistant de Direction ou niveau équivalent), vous justifiez d'une expérience solide d'environ 3 années dans l'assistanat de gestion administrative et/ou assistanat de direction, idéalement acquise dans le secteur médico-social.
Vous maîtrisez les outils bureautiques(Word, Excel, PowerPoint, Internet.) et la connaissance du logiciel Octime serait un plus.