Assistant Administratif et Services Généraux H/F Bridge RH

Missions principales

L'assistant(e) administratif(ve) et services généraux assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et le suivi des moyens généraux. Il/elle contribue à la gestion quotidienne du bureau, au suivi des fournisseurs et des véhicules de société, ainsi qu'à l'accueil et la communication interne.

Responsabilités et tâches

1. Accueil et secrétariat général

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs extérieurs

- Gérer le courrier entrant et sortant : ouverture, tri, dispatch, affranchissement, dépôt à la poste

- Gérer les envois de colis et les commandes de timbres

- Rédiger, mettre en forme ou modifier les documents administratifs (devis, DPGF, courriers, etc.)

- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables

2. Gestion administrative et comptable fournisseurs

- Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs

- Effectuer le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures

- Vérifier et saisir les factures dans le logiciel EBP

- Suivre le circuit de validation (services achats et travaux)

- Tenir à jour l'échéancier fournisseurs et préparer les parapheurs de paiement

- Enregistrer les règlements et effectuer le classement des factures réglées

- Assurer l'archivage comptable annuel

3. Suivi des véhicules et assurances

- Gérer la flotte automobile (voitures, scooter) : entretiens, contrôles techniques, sinistres

- Organiser les rendez-vous garages et assurer le suivi des réparations

- Suivre les contrats d'assurance : demandes de prix, déclarations de sinistres, gestion des expertises

- Déclarer les kilométrages aux assureurs

- Émettre les refacturations internes liées à la flotte et aux locations de véhicules

4. Services généraux et logistique

- Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d'entretien

- Assurer la gestion des badges d'accès

- Traiter les doléances des locataires et déclencher les interventions des prestataires

- Suivre et classer les procès-verbaux (PV) et en assurer le règlement ou la contestation