Office Assistant - CDI H/F Adexgroup

Nous recherchons un collaborateur pour l'un de nos clients : White & Case, cabinet d'avocats d'affaires international, basé à Paris et comprenant plus de 200 avocats apportant leur expertise tant en conseil qu'en contentieux, dans tous les domaines clés du droit des affaires.

Au sein d'une équipe de 5 personnes du département Opérations et sous la supervision de la Senior Opérations Manager, vous occuperez un rôle polyvalent et participerez à la réalisation de missions opérationnelles indispensables au bon fonctionnement du Cabinet.

Vos missions couvriront deux pôles-clés des services support :

- Services Généraux : exploitation de la maintenance, environnement de travail, services aux occupants, sûreté
- Services Reprographie/Courrier

Vous contribuerez à structurer et assumer principalement les missions suivantes :
- Exploitation, maintenance du site et service aux occupants :
- Se charger de l'entretien et maintenance courante des installations et/ou des interventions en-cours/attendues des prestataires extérieurs, suivi des actions, contrôle des actions et tickets ouverts, participation ponctuelle ;
- Suivre administrativement les dossiers du service : devis/ordres de services, contrats, commandes et livraison : passation des commandes, suivi des livraisons, contrôle des factures, gestion des réclamations, e-archivage. Recenser et traiter les dysfonctionnements (visuels et structurels) en termes de maintenance et de qualité de service attendu (équipe interne/prestataires externes) ;
- Garantir un service d'excellence selon les standards White & Case ;
- Préparer les bureaux en fonction des arrivées et départs en coordination avec les services connexes (IT, Cleaning...)
- Mise en place et manutention du mobilier en lien avec les événements Clients en coordination avec le service Guest Services
- Escalader les risques et améliorations vers le Senior Operations Manager
- Reprographie:

- Réceptionner et effectuer les travaux de reprographie conformément aux consignes en priorisant les taches ;
- Editer et effectuer les reliures de divers documents en quantité importantes (reliures, assemblage, découpe, agrafage...) ;
- Vérifier la conformité et la qualité des documents imprimés ;
- Alimenter le stock de papier au niveau des photocopieuses (Multifunctions Devices)
- Suivre et commander les consommables du périmètre ;
- Intervention et suivi des matériels d'impression : installation, maintenance de premier niveau, l'approvisionnement des stocks, remplacement des consommables, suivi et communication sur les interventions techniques ;
- Ponctuellement assurer des permanences en lien avec l'activité du Cabinet (closings)

3- Courrier

- Réceptionner les livraisons, notamment de fournitures de bureau ;
- Collecter, trier, distribuer et affranchir quotidiennement les courriers reçus et à envoyer ;
- Réaliser l'expédition et le suivi des envois spécifiques (DHL, Fedex, recommandés) ;
- Assister à la destruction de documents confidentiels
- Ponctuellement assurer des permanences en lien avec l'activité du service dans sa globalité.