Office Manager H/F

Association Ubft

L'Union des Blessés de la Face et de la Tête (UBFT) " Les Gueules Cassées " est une association créée en 1921 par trois grands blessés de la face pour venir en aide à leurs camarades blessés au visage, défigurés et sans ressources. Elle apporte aujourd'hui, dans un esprit d'entraide, une assistance morale et matérielle aux militaires blessés au combat, en OPEX, policiers, gendarmes et pompiers blessés en service, atteints de blessures au visage ou à la tête.

Nous recrutons un Office Manager (H/F) dynamique, autonome et proactif.
Missions principales
Rattaché directement au Directeur général et au Président, L'Office Manager assure un rôle de soutien administratif, organise et coordonne les instances (Bureau, Conseil d'administration, Assemblée générale, Séminaire des délégués), assure le suivi administratif et logistique, et gère les relations quotidiennes avec les administrateurs, partenaires et prestataires.
1. Support aux instances
- Préparer et organiser les réunions du Bureau et du Conseil d'administration (convocations, dossiers préparatoires et ordres du jour),
- Rédaction des procès-verbaux et comptes rendus + suivi de la mise en oeuvre des décisions prises.
2. Organisation des grands événements institutionnels et associatifs
- Préparer et coordonner l'Assemblée générale annuelle (logistique, inscriptions, gestion des invités, documents statutaires).
- Organiser le Séminaire annuel des délégués (planning, intervenants, logistique, supports).
- Contribuer à l'organisation des événements récurrents de l'UBFT :
- - Cérémonie des voeux aux autorités, partenaires et VIP
- - Printemps des Gueules Cassées
- Assurer le suivi administratif et logistique des autres événements institutionnels, commémoratifs ou solidaires.
3. Assistance au Président et au Directeur général
- Gestion des agendas
- Assurer la gestion et le suivi du courrier
- Assurer la coordination et le lien avec les administrateurs et partenaires.
- Assurer la présence et l'accompagnement de certains déplacement professionnels dans le cadre des missions institutionnelles de l'UBFT.
4. Gestion administrative et logistique du siège
- Suivre les commandes de fournitures, consommables et matériel de bureau et gestion du parc d'imprimantes, gestion de la mise à disposition des salles de réunion.
5. Relations externes et interface
- Assurer le lien administratif et organisationnel avec les associations partenaires et interlocuteurs institutionnels.
- Garantir une communication fluide entre la direction et les interlocuteurs externes.
Compétences attendues
- Bon sens de l'organisation et des priorités
- Bonne communication à l'écrit et à l'oral
- Bonnes Compétences informatiques
- Discrétion, capacité d'adaptation et polyvalence
- Gestion du temps et disponibilité
- Résolution de problèmes
Compétences relationnelles et personnelles
- Sens de la confidentialité et de la discrétion.
- Rigueur, autonomie et fiabilité.
- Excellentes capacités relationnelles, diplomatie et disponibilité.
- Polyvalence, sens du service et réactivité face aux demandes.
Profil recherché
- Formation type Bac +3 type licence professionnelle management des organisations, de direction, gestion ou équivalent.
- Expérience confirmée dans un poste Office Manager, idéalement dans un environnement associatif ou institutionnel.
- Connaissance de l'environnement monde militaire/associatif serait un atout.
- Anglais
Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi et rejoindre notre association, veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation à ****@****.**
Statut : Cadre
Nombreux avantages.