Assistant - Assistante de Direction H/F

Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :

Située au coeur des Alpes, dans un environnement scientifique et naturel exceptionnel, l'Université Grenoble Alpes est une université de rang mondial pluridisciplinaire. Partenaire du projet Idex, elle est présente dans tous les grands classements internationaux (top 150 des universités mondiales - classement de Shanghai).
Elle compte 23 composantes, dont l'ESPE, 3 instituts universitaires de technologie, 1 école d'ingénieurs, 1 IAE et plus de 80 laboratoires de recherche ; et accueille plus de 45 000 étudiants avec le concours de 3200 emplois d'enseignants- chercheurs, chercheurs et enseignants, et de 2600 personnels de support et d'accompagnement.
La Direction générale déléguée aux Relations internationales ( DGD RI) pilote la mise en oeuvre de la stratégie internationale de l'Université au travers de trois axes principaux :
- Développer la coopération universitaire avec ses partenaires
- Offrir une ouverture sur le monde aux étudiants et personnels
- Augmenter l'attractivité de l'université grâce à l'internationalisation de ses programmes et de sa qualité d'accueil.

Découvrez l'UGA (www.univ-grenoble-alpes.fr) et la Direction générale déléguée aux Relations internationales -DGD RI (https://international.univ-grenoble-alpes.fr/)

Vous y trouverez une ambiance de travail conviviale, une équipe engagée et une belle dynamique de collaboration partenariale !

Missions principales :

La DGD RI compte une cinquantaine de collaborateurs réunis au sein de 2 directions (Partenariats internationaux et mobilités, accueil des publics internationaux et du rayonnement) et de 2 services (ressources et veille & aide au pilotage)

Sous l'autorité de la Directrice générale déléguée aux Relations internationales, vous travaillerez quotidiennement avec les membres des équipes de la DGD, et la Vice-Présidente aux RI.

Vos missions principales seront :

- assurer l'assistance de la Directrice Générale Déléguée ainsi que celle de la Vice-Présidente
- garantir le bon fonctionnement de l'intendance générale de la DGD
- participer au processus de montage des collaborations internationales

Activités principales :

- Assurer la gestion de l'agenda de la DGD et de la VP, organisation de réunions et de rendez-vous.

- Participer à l'élaboration des collaborations internationales, en lien avec la cheffe de pôle et le service dédié.

- Préparer et organiser les réunions et d'événements (planification et diffusion des calendriers, préparation des ordre du jour, - -réservation de salles ou de lieux de restauration...).

- Gérer certaines boîtes mails génériques de la DGD.

- Gérer le circuit du courrier et des parapheurs.

- Mettre à jour les listes de diffusion et l'organigramme.

- Assister à certaines réunions et rédiger les comptes- rendus dans certains cas.

- Assurer l'accueil de la DGD, physique et téléphonique.

- Assurer la coordination des réponses aux enquêtes.

- Assurer l'intendance générale de la DGD et aide aux manifestations (commande de petites fournitures, consommables, mobilier.).

- Assurer l'interface avec les DGD Logistique et SI : demandes d'interventions, suivi des inventaires (matériel bureautique.).

- Assurer l'archivage selon la règlementation en vigueur.

Dans de rares cas, qui seront anticipés, une adaptation horaire peut être demandée (événements en fin de journée, préparation de manifestations en tout début de journée.)