Secrétaire de la Maison Départementale des Solidarités Mds - Offre 2174 H/F

Fonction publique Territoriale

MISSION : il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l'ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l'équipe, les usagers, les différents services de l'institution et les partenaires. Il (elle) assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au coeur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

Activités
Accueil
* Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents
* Remet au public les informations ainsi que la documentation utile à ses démarches
* Fait le lien avec les travailleurs sociaux, médico-sociaux et le public rencontré, évalue l'urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
* Accueille les partenaires extérieurs
Gestion et suivi administratif des dossiers
* Effectue le suivi des dossiers sur un plan administratif: tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie
* Assure le classement, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux
Organisation et secrétariat
* Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
* Contribue au secrétariat de la MDS (saisie du courrier, présentation des écrits des professionnels, ...), peut assurer un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
* Assure la mise à jour des listings et de la documentation, classe et archive
*Participe aux réunions d'équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
* Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)

Spécificités:
· Gère l'organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d'intervention) en lien avec les services départementaux
· Assure la continuité de la mission PE lors de l'absence de sa collègue secrétaire MDS « dédiée ASE »