Gestionnaire Administratif - Conseil Departemental de l'Isere H/F

Fonction publique Territoriale

Le service éducation de l'agglomération grenobloise a pour mission d'assurer l'accueil, la restauration ainsi que l'entretien général et la maintenance technique des bâtiments pour les 34 collèges publics du territoire.
Placée sous la responsabilité de la coordonnatrice en charge de l'organisation des remplacements et renforts, la gestionnaire administrative :
- assure l'accueil téléphonique et physique du service,
- participe aux missions du service permettant de garantir le bon fonctionnement des établissements notamment en terme de gestion des ressources humaines et de moyens matériels,
- contribue à la gestion du dispositif de remplacements et de renforts afin d'assurer la continuité de service dans les 34 établissements scolaires du territoire de l'agglomération grenobloise

- Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers : assurer le 1er niveau d'accueil téléphonique et physique du public tous les après-midis et la gestion des boites mail du service
- Assurer le secrétariat du service : assister plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service : prise de contact, de RDV, interface avec les autres directions, ventilation du courrier, mise en forme les courriels du service
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations : recueillir et traiter les informations RH nécessaires au fonctionnement administratif du service (maladie, situations médicales, recrutement, grèves). Suivre les dossiers administratifs des agents des collèges de son portefeuille (17 collèges)
- Élaborer et/ou mettre à jour les tableaux de bord : mettre à jour tableaux de suivi d'activités, des effectifs agents du service, de recensement des besoins de remplacements remontés par les établissements, des contrats remplaçants
- Gérer les candidatures : répondre aux candidatures. Assurer un lien avec les candidats, conduire des pré-entretiens téléphoniques afin de cerner le profil et les attentes des candidats. Constitution des dossiers administratifs.
- Gérer des plannings : gérer les plannings d'affectation des agents de l'équipe mobile de remplacements et mettre à jour leur plannings annuels sur chronotime.
- Gérer les commandes et les stocks : gestion des équipements de protection individuelle et des vêtements de travail des agents de l'équipe mobile de remplacement
- Contrôler les états de frais transmis par les agents et les pièces justificatives : gestion des frais de déplacements des agents de l'équipe mobile de remplacements : saisie des frais des déplacement des équipes mobiles, constitution du dossier agent
- Participer aux réunions : dans le cadre de l'activité de l'équipe mobile : aider à la préparation, participer aux réunions tous les 15 jours, assurer les compte-rendus de réunion. dans le cadre de l'activité du service : participer aux réunions du pôle fonctionnement, management partagé, PADI, itinérantes