Assistant Administratif If3s.En H/F

Fonction publique de l'État

Sélections
Mise en page et preparation des documents de l'IF3S.EN
Mise en ligne sur l'ENT
Renseignements téléphoniques des candidats
Réception, tri des dossiers de selection, en lien avec le siege
Enregistrement des candidats et des jurys sur YPAREO
Accueil des candidats et des jurys
Récupération des pièces administratives pour le paiement des jurys, suivi et relance
Saisie des notes et absences sur FORMEIS (nouveau : via YPAREO)
Préparation et envoi des courriers (admission, refus, liste complémentaire) via FORMEIS/YPAREO
Récupération des coupons réponse
Édition des listes (principale et complémentaire) sur FORMEIS
Préparation du PV de sélection, organisation des Jurys

Suivi administratif
Gestion de la boîte de messagerie de l'IFAS/IFAP et du courrier postal : ventilation, et/ou duplication, traitement
Rédaction : bordereaux d'envoi, courriers, mails, tableaux
Gestion des appels téléphoniques : renseigner, filtrer, orienter, prendre les messages
Gestion des absences et des remplacements des élèves
Accueil du public : enseignants, services, élèves, personnes extérieures
Gérer les relations internes et externes (favoriser une communication)
Assurer la confidentialité des données
Mise à jour des logiciels de gestion des promotions
Classement
Traitement dossiers ponctuels : fiches de sortie, fiches intervenant, transports, changement de situation, autorisation absences, grève, A.T.
Mise à jour du tableau d'affichage des élèves

Rentrée
Préparation des dossiers élèves
Préparation des documents administratifs : droit à l'image, règlement intérieur, livret d'accueil, planning
Suivi et relance des documents manquants (médecin, sécurité sociale, etc.)
Saisie des effectifs sur FORMEIS / YPAREO
Préparation des attestations d'entrée en formation
Saisie des effectifs sur SOLSTISS

Suivi des stages
Publipostage et envoi des capacités d'accueil
Relance et archivage des capacités d'accueil
Saisie des lieux et affectations sur FORMEIS / YPAREO
Mise à jour des données des lieux de stage
Impression, signature et envoi des conventions
Suivi des conventions de stage
Envoi des tableaux d'affectation aux structures, formateurs et élèves
Transmission des documents spécifiques aux structures de stage
Impression des fiches de compétences et de présence
Saisie des compétences sur FORMEIS / YPAREO
Suivi des absences et litiges en stage
Préparation et signature des avenants de rattrapage

Gestion
Mise à jour des coordonnées des élèves
Accueil téléphonique et gestion de la messagerie
Collaborer avec la formatrice référente à la préparation des ICOGI (sélections, graphiques, documents)
Participer aux réunions, assurer la prise de notes et contribuer au suivi des decisions
Participation aux enquêtes DREES et autres
Participation au salon TAF
Saisie des absences / retards sur FORMEIS / YPAREO

Saisie des notes des examens
Gestion de demandes diverses
Ventilation des mails / appels
Préparation des documents de rattrapage