Assistant de Direction H/F

Prefabloc

Finalités du poste :

L'assistant ou assistante de direction accompagne le dirigeant de l'entreprise afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

Missions principales :

Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et mail
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

- Réceptionner et trier et enregistrer le courrier pour l'ensemble des filiales du groupe
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).

Communication

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Missions transverses

- Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats et des baux (assurances, leasing, téléphonie, internet, etc.)
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.).
- Suivre les procédures d'appels d'offres.

Le poste implique une certaine flexibilité dans l'organisation du travail afin de s'adapter aux priorités et au rythme du dirigeant.
Le ou la titulaire pourra être amené(e) à effectuer des déplacements occasionnels, notamment lors de réunions, séminaires ou événements professionnels. (En France ou à l'étranger)