Assistant de Direction H/F

Foyer International d Accueil de Paris

Contexte :
Le FIAP Paris, centre international d'hébergement et de séminaires, est un lieu atypique situé au coeur du 14e arrondissement. Il combine l'ambiance conviviale d'une auberge de jeunesse et le confort d'un hôtel.
L'établissement dispose de 192 chambres, 26 salles de séminaires, ainsi qu'un espace de restauration tendance sur deux étages ouvert sur une terrasse végétalisée. Le FIAP accueille des groupes de jeunes du monde entier, mais aussi des entreprises et associations pour des séminaires, congrès ou formations.

Descriptif de l'offre :
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe !

L'assistant(e) de direction joue un rôle clé de soutien aux activités administratives et à la coordination des projets de la structure. Sous la supervision de la Responsable administrative & RH, vos principales missions seront les suivantes :

1. Support administratif /secrétariat du CODIR
- Gestion du courrier, des appels téléphoniques et de l'accueil physique.
- Organisation et préparation des réunions de travail (calendrier, réservation de salles, restauration, déplacement).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus, rapport d'activités.) à partir des consignes données.
- Rassembler et mettre à jour les tableaux de bords.
- Gérer les fournitures de bureau (consommables et matériels courants : commande, inventaires et suivi budgétaire).
- Rédiger les bons de commande et assurer le suivi des factures
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire (collecte, traitement, classement et mise à jour).

2. Appui transversal et projets
- Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers et projets transversaux du CODIR, en autonomie
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers, effectuer les relances nécessaires et le reporting régulier de l'avancement des activités.

3. Gestion administrative et institutionnelle de l'association (Bureau, CA, AG) :
- Préparer et organiser les réunions du Conseil d'administration, du Bureau, et des Assemblées générales : convocations, dossiers, ordres du jour, logistique, rédaction et diffusion des procès-verbaux.
- Assurer le respect des délais, formalités et obligations légales et statutaires (déclarations, dépôts de documents, mise à jour et renouvellement des instances).

4. Assistance à la fonction RH
Participer à la gestion administrative du personnel : dossiers salariés, absences, visites médicales, transmission des variables de paie.
- Contribuer à l'organisation des recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs (convocations, contrats, accueil et accompagnement des nouveaux employés).
- Contribuer à la diffusion des communications RH (notes, règlements, informations internes).

5. Gestion administrative de l'établissement bis
Dans le cadre du développement du FIAP, un deuxième site (« établissement bis ») est administré en lien avec la direction générale. L'assistante de direction apporte son soutien administratif afin d'en assurer le bon fonctionnement.

- Être le relais administratif du directeur général : gestion des contrats, demandes de travaux, suivi réglementaire.
- Vérifier et centraliser les factures liées au fonctionnement de l'établissement bis (loyers, charges, fournisseurs) : préparer les factures et assurer leur suivi en lien avec le service comptable.
- Passer les commandes de fournitures et de prestations nécessaires, assurer le suivi des livraisons et tenir à jour le tableau des dépenses et des stocks.
- Veiller à la conformité réglementaire.
- Assurer la préparation et le suivi de dossiers en lien avec le directeur général, effectuer les relances nécessaires et le reporting régulier de l'avancement des activités.