Assistant de Direction H/F

Randstad

Vous serez le pilier de l'organisation et le garant du bon fonctionnement administratif du site, en agissant en autonomie et en collaboration avec les différents services.

Rattaché(e) à la Direction du site, vous aurez un rôle central et très diversifié, couvrant la gestion administrative, logistique, documentaire et le support aux instances.

1. Gestion Administrative et Logistique (Périmètre site)
Gestion du matériel : Assurer l'utilisation optimale du matériel (photocopieur-imprimante, télé-copieur, machine à café, appareils photos, machine à affranchir, etc.) et gérer les enceintes.

Gestion de l'intendance du site :
Assurer la gestion des déplacements (réservations de véhicules, voyages, hébergements, repas).
Diffuser le planning du personnel (ouvriers, techniciens) et des astreintes.

Gestion des entrées/appels : Gérer les plannings de visites, accueillir et organiser l'accueil des visiteurs, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Gestion administrative : Gérer les visites médicales et entretiens infirmiers, ainsi que l'appui administratif de l'usine (courrier, compte-rendu, envois de colis...).
2. Gestion Documentaire et Normative
Réceptionner, trier et distribuer le courrier aux différents services.
Effectuer le classement et l'archivage des documents du site.
Participer à la gestion des documents qualité et à la mise à jour des documents ISO.
Contribuer à l'élaboration des nouveaux documents.
Garantir un accès facilité aux documents du site et leur conformité aux exigences de la norme.
3. Support aux Instances et Administration Spécifique
Réunions et événements : Assurer la gestion du planning des salles de réunion, du matériel de projection et réserver les salles extérieures.
Effectuer la mise en forme et la transmission des procès-verbaux du CE et du CHS-CT (en collaboration avec le secrétaire de ces instances), afin de respecter la législation.

Gestion administrative des dossiers d'investissements : Rédiger les demandes d'achat et en assurer le suivi.
Gérer la gestion des vêtements de froid (recensement des besoins et commande).