Secrétaire Polyvalent et Chargé d'Accueil - Commune de la Roche de Glun H/F

Fonction publique Territoriale

Au sein de la commune de La Roche de Glun (3500 habitants), l'agent est chargé principalement de l'accueil du public et diverses autres tâches

Accueil :
- Accueil et standard téléphonique de la Mairie
- Secrétariat du maire, des élus et du DGS
- Gestion des demandes de recensement militaire
- Jurés d'assises (établissement des tableaux)
- Tenue des plannings de salles et du prêt du matériel
- Gestion des locations de salles municipales payantes (établissement des contrats de location, préparation des états des lieux en relation avec les agents d'entretien...)
- Gestion des rendez-vous (maire, adjoints)
- Remise des cartes de déchetterie
- Affranchissement du courrier départ et enregistrement du courrier arrivé le matin
- Gestion des inscriptions des manifestations, délivrance d'arrêtés d'autorisation d'ouverture de débit temporaire,
- Participation à l'organisation de la journée des nouveaux arrivants, de la journée des séniors, des v½ux du Maire et de l'ensemble des manifestations municipales : mailing + envoi de cartons d'invitation au besoin
- Mandataire de la régie « Services à la population »
- Affichages réglementaires - Associations - manifestations - gestion du panneau électronique
- Signalement des réseaux défectueux (informatique, fibre, téléphone, photocopieuse...)
- Restauration scolaire : commandes des repas, édition des états de présence
- Effectuer un pré-accueil du CCAS : donner des renseignements sur les dossiers d'aide sociale
- Edition des extraits et copies d'actes d'état civil
- Tenue à jour d'un classeur des procédures et du fonctionnement des activités de l'accueil
- Remplacements divers : urbanisme, état-civil, écoles...
- Veille au bon approvisionnement du photocopieur
- Mettre à jour régulièrement les procédures liées aux activités du poste
- Tiens à jour le tableau des coordonnées des élus, associations, entreprises....
- Toutes tâches de secrétariat demandées par la DGS
- Contrôle de la propreté de l'accueil, porte d'entrée hall