Secretaire H/F

Agence Française de Développement

Quel sera votre rôle ?
Vous assurez des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes.
Plus en détail, il s'agit de :

1- Organiser les missions et déplacements des membres des équipes :
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, lettres d'invitation, demandes de visas etc.
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
- Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gérer les contacts nécessaires avec les services supports internes, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.

2- Réaliser les missions de secrétariat pour le management et les membres des équipes :
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques...) ;
- Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers ;
- Rédiger des courriers/notes/compte rendus ;
- Alimenter, relire et mettre en forme des documents, des supports de réunions, de séminaires ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour les équipes ;
- Tenir à jour une documentation, un classement, l'archivage et les pages Internet des équipes ;
- Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, gestion du stock fournitures etc.) ;
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires ou autres temps collectifs d'équipe (y compris, commandes et achats relatifs à ces réunions/séminaires/temps collectifs en conformité avec les règles et procédures internes) ;
Gestion des arrivées et des départs dans les équipes (demande de badge, ordinateur, autres équipements...).

3- Gérer toute autre activité de secrétariat/assistanat nécessaire à la bonne marche des équipes.

Ces différentes tâches sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins des équipes.