Chargé d'Accueil et Assistant Administratif - Noisy·le-Sec H/F
Fonction publique Territoriale
- Noisy-le-Sec - 93
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous l'autorité du directeur de la Vie Citoyenne, de l'Innovation Sociale et de la Jeunesse, le·la chargé·e d'accueil et assistant·e administratif·ve assure le bon fonctionnement du service des Actions éducatives et des Séjours de vacances, également du Service Autonomie et Accès aux Droits en apportant un appui administratif, logistique et organisationnel transversal à l'ensemble des activités jeunesse.
Il·elle assure l'accueil physique et téléphonique des usagers (jeunes, familles, partenaires), l'information sur les dispositifs proposés, ainsi que la gestion quotidienne des tâches administratives du service : suivi des dossiers, rédaction de courriers, gestion de bases de données, préparation de documents utiles aux équipes.
En soutien à la dynamique de projets, il·elle participe à la préparation logistique des événements et réunions, au suivi des commandes, et intervient sur certaines opérations budgétaires (bons de commande, vérification des factures) en lien avec un gestionnaire administratif.ve et financier.ère.
Interlocuteur·rice clé dans la coordination des échanges internes et externes, il·elle garantit la qualité de l'accueil, la fluidité de la circulation de l'information, la rigueur administrative et la continuité du service public rendu aux habitants.
Accueil et information du public :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (jeunes, familles, partenaire, prestataires...)
* Renseigner sur les activités, dispositifs et événements proposés par le service jeunesse
* Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents
Gestion administrative :
* Réaliser les tâches de secrétariat : traitement du courrier, rédaction de courriers simples, gestion des courriels
* Tenir à jour les tableaux, bases de données et fichiers du service
* Participer à la gestion des inscriptions, réservations, et suivis administratifs des activités jeunesse
* Préparer des documents administratifs pour les équipes (listes, convocations, comptes rendus, etc.)
Soutien logistique et organisationnel :
* Participer à l'organisation matérielle des événements, réunions ou temps forts du service
* Gérer les commandes de fournitures, matérielles et consommables
* Assurer le suivi des stocks et des besoins logistiques
Suivi comptable (selon les délégations) :
* Aider au suivi des dépenses et à la préparation de documents budgétaires
* Saisir des bons de commande, vérifier les factures
Connaissances
* Connaissance des problématiques des publics jeunes des institutions et des différents dispositifs Jeunesse et de la règlementation pour l'accueil des mineurs
* Connaissance des dispositifs contractuels et dispositifs d'aide aux financements de projets jeunesse
* Connaissance des partenaires institutionnels et financiers, du fonctionnement d'une collectivité
* Connaissance du cadre réglementaire des collectivités et établissements publics
* Connaissance du statut de la fonction publique et des métiers de l'enfance jeunesse et éducation
* Organismes extérieurs en relation avec la collectivité, droits et obligation des usagers
* Directive, procédures d'instruction des dossiers, procédures de transmission des demandes
Savoir-faire technique et méthodologique
* Accueillir et renseigner un public diversifié
* Prioriser les tâches et respecter les délais
* Rédiger des documents administratifs clairs et travailler en lien avec une équipe pluridisciplinaire
* Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel...) Maîtrise des logiciels internes (facturation, budget, inscription, bon de commande...)
* Technique de secrétariat
* Réception et orientation de toutes les demandes vers les personnes et services compétents
* Capacités rédactionnelles et de synthèse et maitrise des techniques d'archivage
Savoirs comportementaux
* Être à l'écoute, disponible et bienveillant·e dans la relation éducative
* Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de sens de l'organisation
* Agir avec réactivité, sang-froid et discernement dans les situations d'urgence
* Manifester de la créativité, de la curiosité professionnelle, un esprit d'initiative et du dynamisme
* Adopter une posture professionnelle fondée sur la discrétion, la responsabilité et le respect du cadre institutionnel
* Faire preuve de volontarisme, d'ouverture d'esprit, de sociabilité et de sens du collectif
* Incarner les valeurs du service public, de l'intérêt général et de l'engagement citoyen
* Discrétion, disponibilité, dynamisme, confiance
Pas de salaire renseigné
Publiée le 17/10/2025 - Réf : O093251016000847
Chargé d'Accueil et Assistant Administratif - Noisy·le-Sec H/F
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