Assistante Administrative H/F

AP-HP Centre - COCHIN

Les missions sont attachées à l'assistanat du responsable de deux entités: l'URC et le DMU Prime
MISSIONS EN LIEN AVEC L'URC
Gestion de l'agenda et de la prise de rendez-vous du responsable de la structure
Gestion de l'organisation des réunions, visites, déplacements, conférences, évènements, commissions spécialisées
Aide à la réalisation de bilans d'activité
Aide à la rédaction, l'élaboration de documents/supports de recherche
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Assistance à la saisie de données administratives
Gestion du courrier postal entrant et sortant
Accueil physique et téléphonique
MISSIONS EN LIEN AVEC LE DMU
Missions permanentes :
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité,
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents,
Saisie des données dans les logiciels de suivi (Chronos, SAP, ...)
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Missions spécifiques :
Réservation des salles de réunion et envoi des plannings de réunions du DMU,
Organisation des réunions dans le cadre du DMU (finalisation du calendrier des réunions, préparation de la salle, installation du matériel informatique, gestion de la convivialité, ...)
Reprographie des documents destinés aux réunions,
Suivi et mise à jour des tableaux de présence médicale (Chronos = logiciel de suivi des présences médicales)
Mise à jour de la liste de diffusion des membres du bureau du DMU,
Saisie et envoi des comptes rendus des bureaux de DMU et présence aux bureaux du DMU,
Mise à jour de la plaquette de présentation du DMU,
Mise à jour des annuaires du DMU,
Saisie des résultats des audits du DMU et autres données (qualité/gestion des risques par exemple)
Saisie et mise en forme des résultats des questionnaires de satisfaction du DMU,
Actualisation des bases documentaires du DMU en lien avec les cadres supérieurs transversaux (intranet, fichiers des services du DMU, protocoles pour ALFRESCO, ...)
Archivage des documents du DMU,
Réponse aux sollicitations des cadres du DMU,
Entrepôt de données / informatique médicale : aide à la tenue.