Assistant·e de Direction H/F

Nantes Université

Activités principales

Gestion administrative

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes du Département,

· Assurer la continuité de service et le bon fonctionnement des circuits administratifs,

· Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,

· Aider à l'organisation des réunions et rédiger les comptes rendus,

· Classer, mettre à jour et archiver les documents papiers et informatisés du Département.

Gestion des ressources humaines

· Suivre et contrôler les dossiers de recrutement des vacataires (logiciel OSE),

· Saisir les charges d'enseignements pour les enseignant.e.s et les vacataires (logiciel GEMOE),

· Gérer les arrêts de maladie et les congés des membres du Département,

· Gérer des dossiers RH particuliers (décharges de service, modulations...).

Gestion financière et comptable

· Suivre les dépenses et les recettes (notamment la taxe d'apprentissage) au quotidien et diffuser l'information à la Direction du Département,

· Enregistrer dans SIFAC+ et assurer le suivi administratif des bons de commande du Département,

· Assurer la gestion des ordres de missions: enregistrement dans Notilus, états des frais, déplacements.

Événementiel, Communication en lien avec la vie du Département

· Aide dans l'organisation des différents événements liés à l'animation du Département : réservation des locaux, démarches administratives auprès des différents services.

· Utilisation des outils numériques (UNCloud, Prodoc...)

Prévention

· Une implication dans les actions de prévention du Département (aide dans la rédaction du DUER - Document unique d'évaluation des risques professionnels) serait un plus.

Dans le cadre du bon fonctionnement global de la Faculté, la personne pourra être amenée à apporter un appui administratif ponctuel à d'autres services, notamment en cas de baisse d'activité dans son service principal ou de surcroît d'activité dans d'autres secteurs.

Fiche de poste en intégralité ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-de-direction-ufr-sciences-et-techniques