Encadrant des Secrétariats Médicaux H/F

Hospitalisation a Domicile

Hospitalisation à Domicile (HAD) de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), et plus particulièrement le service clinique HAD adulte recherche un(e) Encadrant(e) des secrétariats médicaux (H/F) avec pour missions principales :

- La gestion RH de l'ensemble des équipes secrétaires (effectif de 29 quand complet)
- La gestion des plannings des secrétariats pour assurer la continuité de la réponse des secrétariats d'Unités de soins
- La supervision de l'activité de la fonction secrétariat : veiller à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies par l'équipe de secrétaires
- Manager et animer ; management des différentes équipes, accompagnement aux évolutions

Les activités :
Management des Ressources Humaines :
- Gestion et encadrement de l'équipe de secrétaires en distanciel ; contact régulier par téléphone ou par déplacement auprès des secrétaires d'Unités de soins ; réunions hebdomadaires au siège avec l'équipe de renfort, réunions en distanciel mensuelles avec l'équipe inter us et l'équipe US.
- Gestion du process de recrutement, contacts directs et régulier avec les équipes, gestion des conflits, management en distanciel, entretiens annuels.
- Gestion des plannings et répartition des moyens et ressources humaines sur l'ensemble des US par le biais des 3 équipes (US, équipe inter US/ renfort), et gestion des demandes de congés / absences selon les effectifs disponibles.
- Recrutement, organisation et suivi de l'accueil des nouveaux recrutés. Recrutement de RCA (remplacement congés annuels)
- Identification des besoins en formation suivi de l'évaluation des résultats (avec plan de formation)
Contrôle qualité :
- Supervision de la qualité de l'activité de secrétariat sur les unités de soins, veille sur l'évolution des pratiques, réalisation de procédures, accompagnement sur évolutions des méthodes. Accompagnement de la communauté à la transition secrétariat administratif vers secrétariat médical
- Suivi de la prestation « facturation Idel » en collaboration avec le service Economat / Finances de l'HAD
- Organisation de webinaires à destination des secrétaires pour maintien des connaissances et pratiques sur le dossiers patients et l'ensemble des thématiques/ logiciels relatifs au secrétariat

Les missions spécifiques :
- Conseille la cheffe de département et les cadres paramédicale et administratif du département sur les choix et les projets propres au secrétariat d'US
- Participe au développement et à la valorisation de l'HAD par diverses missions et projets

Moyens logistique à disposition :
- Smartphone
- PC portable
- Véhicule de service du département à disposition
Poste basé au siège de l'HAD (14 rue Vésale 75005), avec des déplacements réguliers sur les unités de soins.
Repos week-end et jours fériés. Possibilité de 2 jours de télétravail par mois

Profil recherché :
- Expérience confirmée dans un poste où les qualités et savoirs faires sus mentionnés ont pu être développés. Une expérience en gestion RH est un plus.
- Connaissance / pratique fluide de la bureautique sous Windows (Word, Excel, )

Savoirs faire requis :
- Connaitre le métier de secrétaire, de préférence en milieu hospitalier ou en milieu médical
- Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives
- Capacité d'animer et mobilisation une équipe autour des projets variés
- Fixer des objectifs et évaluer les résultats
- Traiter et résoudre les situations conflictuelles