Assistant Administrative Service Carrière Ace CDD H/F

The American University Of Paris

DÉPARTEMENT Affaires universitaires, Centre d'orientation universitaire, d'orientation professionnelle et d'orientation expérientielle (ACE)
CATÉGORIE Technicien
SUPERVISEUR Directeur du développement de carrière (ACE) ou tout autre superviseur désigné par le doyen ou tout autre superviseur désigné par le président.

Responsabilités
- Accompagnement des étudiants en stage
- Travailler avec les autres membres de l'équipe pour traiter les inscriptions des étudiants en stage.
- Assurer la liaison avec les autres services, le cas échéant, concernant les dates d'obtention du diplôme des stagiaires, la moyenne générale et la surcharge de crédits, les dates de stage pour les certificats d'inscription, les questions relatives à la carte de séjour et au visa, le paiement des frais de scolarité, la santé et la conformité aux autres assurances.
- Mettre en oeuvre le processus d'approbation des stages et enregistrer les stages approuvés via les systèmes de gestion des données des étudiants.
- Veiller à ce que la faculté, les étudiants et les entreprises d'accueil aient accès à des informations exactes grâce à la création et à la révision des politiques de stage.
- Assure la coordination avec le corps enseignant et les directeurs de département/directeurs de programme concernant les approbations académiques des stages.
- Compile les affectations de stage et traite les notes de stage, assure le suivi et finalise les notes de stage en suspens.
- Assure le suivi des stages entrants et en cours via une plateforme en ligne et examiner les mises à jour des processus utilisés au sein de la plateforme.
- Assure la liaison avec les entreprises d'accueil des stagiaires pour délivrer les documents relatifs à la convention de stage.
- Si nécessaire, intervenir pour résoudre tout problème concernant les stages des étudiants de l'AUP au sein de l'organisation d'accueil.
- Assurer le suivi des embauches/inscriptions en stage et des embauches à temps plein à des fins statistiques et d'évaluation ; en collaboration avec les autres membres de l'ACE, contribuer à l'élaboration du rapport d'évaluation annuel de l'unité.
Tâches et responsabilités supplémentaires
- Aider à assumer les responsabilités des collègues en cas d'absence ou de congés.
- Accomplir d'autres tâches appropriées qui peuvent également être assignées par le superviseur en fonction des besoins du département.
- Autres tâches appropriées qui peuvent également être assignées par le superviseur en fonction des besoins du département.

Qualifications
- Minimum 1 an d'expérience professionnelle, de préférence avec une certaine expérience de travail dans un environnement universitaire ou dans le domaine de l'orientation professionnelle.
- Licence ou équivalent.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et, de préférence, également en français (niveau C2, la maîtrise du français serait un plus).
- Idéalement bien établi à Paris/en France.
- Très organisé et soucieux du détail, capable de travailler rapidement et efficacement.
- Solides compétences technologiques (Microsoft Microsoft Office, systèmes de carrière en ligne, bases de données).
- Patient, aimable et efficace, capable de travailler avec un groupe diversifié d'étudiants et de collègues.
- Capable de travailler sous pression, de comprendre et de suivre les politiques et les procédures.
- Haut niveau de professionnalisme, proactif, motivé pour apprendre et flexible face à l'évolution des priorités.
- Capacité avérée à traiter les informations confidentielles avec discrétion.
- Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe.
- La connaissance et la compréhension du système américain d'enseignement supérieur sont un plus.

CANDIDATURES
Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à ****@****.** en intitulant votre mail: Prénom et nom ACE Career Assistant