Assistant de Gestion Formation H/F

Ministere de la Justice

Direction : Administration pénitentiaire

Affectation : Département des Ressources Humaines er Relations sociales / Unité Recrutement Formation Qualification/Centre pénitentiaire de rattachement

Statut : Catégorie C/ Adjoint administratif

Informations générales

Corps / Grade :

Adjoint administratif

Domaine fonctionnel RMFP :

Ressources humaines

Emploi-référence RMFP :

Gestionnaire RH

Groupe IFSE :

2

NBI : X points

Poste vacant Poste susceptible d'être vacant

Durée d'affectation attendue sur le poste :

2 ans

Localisation administrative et géographique

CP Paris La Santé, 42 rue de la Santé 75014 PARIS

Description du poste

Missions du poste

Placé sous l'autorité directe du responsable du pôle, l'assistant de gestion doit :

- Effectuer la gestion administrative du service de formation

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, primo-renseignements pour l'ensemble des publics qui effectue un stage à la maison d'arrêt/centre pénitentiaire.

Vos activités principales

Gestion du courrier

- Réception, traitement et diffusion de l'information (DISP, ENAP, équipe de formation)

- Traitement du courrier départ/arrivée, transmission aux agents

Tâches administratives

- Suivi de l'agenda du service

- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (notes de service, courriers, tableaux)

- Création et suivi des tableaux de présence pour les formations continues

- Création et alimentation des tableaux pour les formations initiales en lien avec le logiciel VIOLETTE

- Copie et diffusion des notes de service une fois validées et signées

- Saisie dans le logiciel HARMONIE et édition des attestations de stage

- Photocopies des supports de cours

- Prise des différents messages téléphoniques et renseignements sur diverses questions

- Tri, classement et archivage des dossiers formations

- Demande de B2, création des autorisations d'accès, copie et diffusion sur le commun

- Suivi des commandes de fournitures

- Transmission des fax à la DISP et à l'ENAP

- Liaisons avec la DISP et l'ENAP (téléphone, mails, suivi des envois des dossiers des élèves et des stagiaires)

- Saisie, édition et transmission à l'ENAP des attestations de restauration et d'hébergement

- Possibilité de participation à des surveillances de concours

- Elaboration du bilan d'activités

- Missions annexes :

Formations DISP et ENAP

- Diffusion des appels à candidatures

- Transmission des candidatures par télécopie ou par mail

- Transmission aux agents des notes de rejet ou de convocations

- Transmission à l'ENAP par télécopie de la confirmation de participation

- Edition de la note de services

- Copie et diffusion de la note de services

Gestion des dossiers liés aux droits à formation des agents (CEDIF, DIF)

- Renseignement des agents

- Remise de dossiers

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON

Le titulaire de ce poste est soumis à l'ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaires

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Ordinateur portable

Les activités du service

Les pôles de formation ont pour mission de favoriser l'accueil, le suivi et l'évaluation des élèves et stagiaires au sein des établissements pénitentiaires et des SPIP, de développer la formation continue de proximité des agents, contribuant aux missions des différents services ainsi qu'à l'actualisation et l'harmonisation des pratiques professionnelles, de mutualiser les moyens pour faciliter de manière équitable l'accès à la formation de l'ensemble des agents du pôle considéré.

Composition et effectifs du service

8 agents

Votre hiérarchie

N+1 Mostefa SELLAK, chef de pôle

N+2 Cécile GREMILLON, adjointe chef unité recrutement formation qualification

N+3 Ludovic GROSPERRIN, chef unité recrutement formation qualification

Vos interlocuteurs métiers

L'ensemble des départements de la DISP, l'ENAP, la DAP, les pôles de formation......

Votre profil

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances

Savoir-faire

Environnement et fonctionnement de la fonction publique

d'Etatd'Etat

fonction publique de l'État (notamment administration pénitentiaire) ;

Suivre plusieurs dossiers en parallèle

Réglementation de la formation professionnelle

Prioriser et organiser son activité

Maîtrise des outils bureautique (word, excel, powerpoint...)

Savoir-être

Discrétion

Adaptation et réactivité

Bonnes qualités relationnelles

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Offres de formation associées à votre prise de poste

Sensibilisation au milieu carcéral

Perspectives d'évolution professionnelle

Informations complémentaires

Organisation de travail :

Restauration : oui, restaurant administratif

Accessibilité en transport / Parking : oui

Vos contacts pour déposer une candidature

La procédure de votre recrutement

Renseignements et candidature

Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité OUI NON

Mostafa SELLAK, chef de pôle centre

****@****.**

Ludovic GROSPERRIN, CURFQ

****@****.**

Cécile Grémillon, Adjointe CURFQ