Assistant de Gestion H/F Groupe Actual

Véritable bras droit du dirigeant, l'Assistant(e) de Gestion en PME est un poste clé et polyvalent. Vous prenez en charge un large éventail de tâches administratives, comptables, commerciales et de communication interne. Vous êtes l'interface essentielle entre la direction, les collaborateurs et les partenaires extérieurs, assurant ainsi le bon fonctionnement et la fluidité de nos opérations.
Au-delà de ces missions, l'entreprise offre l'opportunité de participer activement à notre croissance. En fonction de vos compétences et de votre motivation, vous serez également impliqué(e) dans la prospection de nouveaux clients, contribuant directement à l'expansion de notre activité.
Vos mission principales :

Gestion administrative et organisationnelle

Gérer la relation avec les clients, les fournisseurs et les partenaires (accueil téléphonique et physique)

Réceptionner et envoyer le courrier (courrier papier, courriels, devis, factures)

Préparer des dossiers nécessaires à la mission du dirigeant, contrôler et en assurer le suivi (rapports, supports de communication, notes diverses)

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe

Organisation des rendez-vous, des réunions, des déplacements professionnels de la direction et/ou des équipes.

Mise en place et maintien d'un système de classement efficace des documents physiques et numériques.

Assurer la liaison entre la direction et les différents services de l'entreprise.

Support commercial et relationnel

Traitement et suivi des commandes, élaboration de devis et de factures. Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel du dirigeant (commandes clients, factures clients, BL).

Suivi administratif des dossiers clients et fournisseurs, gestion des litiges simples, relances.

Participer à la communication interne et externe de l'entreprise (rédaction de messages, relations avec les partenaires).

Appui comptable et financier

Réceptionner et suivre les factures fournisseurs, clients

Suivi des opérations comptables courantes, enregistrement des pièces comptables, rapprochements bancaires simples.

Suivre et comptabiliser les notes de frais

Participation à l'élaboration et au suivi des budgets, création de tableaux de bord financiers.

Vérification des besoins en approvisionnement, passation et suivi des commandes, gestion des stocks.

Gestion des Ressources Humaines

Préparation des plannings, gestion des congés et des absences.

Préparation des éléments variables de paie

Participation à la gestion de projets

Collaboration dans la planification et le suivi des étapes clés des projets, remontée des informations.

Collecte et analyse de données pour éclairer les décisions de la direction.