Assistant de Gestion H/F

HAVAS

Vos missions ?

- Assurer le rapprochement des factures scannées avec les bons de commande fournisseurs pour B.A.P.
- Assurer le suivi des réclamations liées aux pièces en écart
- Assurer le suivi et la réclamation des remises différées
- Assurer la coordination avec les services comptables internes, les fournisseurs et les experts/traders
- Mettre en place procédures nécessaires pour minimiser les délais de validation des pièces fournisseur
- Veiller à l'application des procédures liées à son fonction et aux spécificités client

Vos responsabilités ?

- Rapprochement des factures : analyser et valider les pièces dans les meilleurs délais
- Suivi des pièces en écart :
- Mettre en forme et vérifier les états des pièces en attente de validation par département, puis les communiquer aux responsables de pôles experts
- Envoyer ces états aux acheteurs pour les réunions hebdomadaires et aux régies pour réclamation des pièces manquantes
- Prendre toutes les mesures nécessaires pour résoudre les écarts rapidement, y compris la modification des devis si validé
- Contrôler les liens cli-fou en procédant à la procédure de « à compléter »
- Gestion des pièces de remises différées sur le périmètre concerné : lister les régularisations à recevoir, valider les pièces comptables et mettre à jour le fichier de suivi/ pilotage
- Gestion de son périmètre : procéder aux analyses pour anticiper les écarts de validation et mettre en oeuvre les process nécessaires pour respecter les spécificités clients/ régies
- Coordination comptabilité : assurer l'interface entre les experts et la comptabilité dans les flux de facturation, ainsi qu'avec les régies

Profil recherché

- Profil Bac +2 à Bac +3
- Anglais courant requis pour échanges réguliers avec des équipes internationales
- Méthodique, organisé et autonome
- Rigueur, fiabilité, curiosité, flexibilité, polyvalent, et sens du relationnel développé (travail d'équipe)
- Maîtrise des outils informatiques liés à sa fonction

Havas Media Network, leader du conseil et de l'achat d'espace publicitaire en France, regroupe différentes agences couvrant un large éventail d'expertise media : digital, TV, presse, radio, affichage, événementiel.