Assistant de Direction - Mairie de Saint-Prix H/F

Communes

La commune de Saint-Prix, « Ville jardin », adossée à la forêt de Montmorency et membre de la Communauté d'Agglomération Plaine Vallée, recrute un Assistant de direction (h/f) pour le Pôle des services techniques, pour apporter une aide permanente au Directeur des Services Techniques en termes d'information, d'accueil, de gestion et de suivi de dossiers, par voie de mutation, détachement et éventuellement par voie contractuelle.

Placé(e) sous l'autorité directe du Directeur des services techniques, vous apportez un appui administratif, logistique et technique à l'organisation des activités de la Direction du Pôle des services techniques ainsi que de plusieurs instances de la collectivité. À ce titre, vous exercez les missions suivantes :

Gestion administrative
- répartition et suivi du courrier de l'ensemble du Pôle des services techniques,
- suivi de diffusion des messageries spécifiques,
- gestion du secrétariat du Pôle des services techniques (gestion de l'agenda du Directeur des Services Techniques, organisation des réunions et réservations des salles, traitement du courrier, préparation des dossiers et des déplacements extérieurs),
- accueil physique et téléphonique des administrés et partenaires extérieurs,
- suivi et gestion de dossiers spécifiques alloués (RH, marchés, subventions...) ou d'activités,
- élaboration et proposition des procédures en lien avec les champs d'activités du Pôle des services techniques,
- rédaction du planning hebdomadaire des services techniques après chaque réunion de service hebdomadaire,
- saisie, mise en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ...), les reproduire et les diffuser,
- traitement et diffusion des informations internes et externes,
- réponse aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur,
- organisation, mise à jour des bases de données relatives à la gestion administrative et technique du Pôle des services techniques,
- suivi de certains dossiers (relations avec les entreprises, partenaires externes, concessionnaires ...) et relance des interlocuteurs internes et externes.

Dossiers du DST
- gestion d'évènements ponctuels et exceptionnels,
- suivi des dossiers de marchés et subventions en lien avec le service des Marchés Publics et le service Finances,
- contrôle du respect des règles administratives propres à la collectivité,
- préparation des dossiers pour le Bureau municipal (rapports, suivi),
- préparation du planning hebdomadaire d'exécution des régies des services techniques,
- participation aux réunions de direction et rédaction des comptes rendus.