Assistant Fr Direction en Administration Générale - Communauté Coeur d'Astarac en Gascogne H/F

Fonction publique Territoriale

Missions principales
* Préparer, organiser et assurer le suivi des instances délibératives (Conseil communautaire, bureau, commissions) sous la direction du DGS
* Garantir la régularité des actes (délibérations, arrêtés, décisions).
* Assurer le standard téléphonique de la collectivité et le secrétariat du Président et des élus.
* Organiser et suivre la circulation de l'information (courrier, parapheur, dossiers).
* Participer à l'accueil institutionnel

Activités principales
* Gestion des assemblées
- Préparer les conseils communautaires (convocations, ordre du jour et note synthétique, logistique).
- Rédiger les délibérations, décisions et procès-verbaux.
- Transmission au contrôle de légalité (préfecture via @ctes).
- Mise à jour du registre des délibérations et suivi des publications.

* Secrétariat du Président et du DGS
- Gestion de l'agenda, organisation des rendez-vous.
- Préparation et suivi des dossiers des élus
- Rédaction de courriers et notes administratives.
- Participation à l'organisation d'événements institutionnels (cérémonies, réceptions officielles).

* Standard téléphonique, gestion du courrier et des arrêtés
- Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant.
- Préparation, rédaction et diffusion des arrêtés.
- Suivi des délais de traitement et relances auprès des services.
- Assurer le standard téléphonique de la collectivité

Gestion des plannings d'occupation des équipements communautaires
- Suivi des demandes d'occupation gratuite et payante
- Rédaction des conventions d'utilisations
- Alimentation du logiciel de réservation dédié
- Transmission des informations aux services techniques et comptabilité