Gestionnaire Administratif Département Immobilier - Crous de Lyon H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales

Vous êtes garant(e) de l'organisation administrative des activités du service, de l'assistance générale du bon fonctionnement de la direction du patrimoine

Dans ce cadre, vous prenez en charge :

La gestion du courrier entrant et sortant

L'accueil téléphonique et physique des visiteurs

La préparation et l'organisation de réunions et d'événements internes

Le classement et l'archivage de documents format papier et dématérialisé en lien avec l'archiviste

Travail sur l'arborescence des fichiers informatiques de la direction

Le traitement de dossiers RH

La rédaction et la mise en forme de documents divers (courriers, etc.)

La gestion d'agendas et de rendez vous

La gestion des commandes de fournitures en lien avec le service logistique

Vous organisez et gérez les procédures de passation des marchés publics de la direction du patrimoine en lien avec les chargés de projet et le service juridique

Vous montez les procédures d'appel d'offres et vous gérez les procédures de mises en concurrence du lancement à la notification dans le respect du calendrier prévisionnel

En charge de la préparation des pièces administratives contractuelles:

Vous mettez en place les avis de publicité, le suivi de la procédure publication et de la gestion des consultations et de l'interface avec les candidats

Vous participez à l'ouverture des plis réceptionnés, initier et coordonner l'analyse des offres, l'organisation et la participation aux commissions techniques de choix des offres et à :

L'élaboration des rapports de présentation des procédures

La supervision et l'achèvement de la procédure (fournir les éléments justificatifs de rejet aux candidats non retenus, vérifier les pièces du marché avant notification)

La préparation des dossiers pour le service du contrôle budgétaire régional

l'Information des candidats non retenus et les réponses aux demandes d'informations

la notification aux entreprises

l'avis d'attribution

l'élaborer un descriptif synthétique du nouveau marché afin de faciliter la mise en place du marché