Assistant d'Exploitation H/F ADEQUAT

Ce poste est stratégique pour l'entreprise ADEQUAT.

Vous serez en lien avec la direction, les chargés d'affaires, le personnel terrain, mais aussi les clients et les fournisseurs !

Les missions, si vous l'acceptez, seront les suivantes :

Tâches administratives :

- Être l'interlocuteur privilégié des clients
- Gestion du standard téléphonique et de la boite mail de l'agence
- Traiter les demandes clients quotidiennes (envoi de différents documents, ...)
- Être le support et le garant de l'équipe bureau
- Contrôler et transmettre les notes de frais du pôle au service comptabilité
- Contrôler la bonne composition des dossiers validés et analyser les débours via les logiciels existants
- Rédaction et consolidation des procédures liées à l'organisation du pôle et être le garant de leur bonne exécution
- S'assurer que les dossiers contiennent les éléments nécessaires à la facturation (bon de commande, rapport, PV de réception, ...)
- Suivre le SAV et les litiges clients
- Veiller à la dématérialisation des dossiers traités par les chargés d'affaire
- Être le relai social pour le service RH (remontées d'informations, échanges sur les cas particuliers ...)
- Assurer les relances clients avant litige
- Suivi de conformité administrative des sous-traitants

- Tâches exploitation :
- Assurer la traçabilité des interventions et des intervenants
- Relais des fonctions support du groupe : service généraux, communication, ...
- Vérifier la conformité du matériel réceptionné par rapport au matériel commandé (traçabilité via les bons de commande, ...)
- Accueillir les opérateurs terrain et répondre à leurs demandes (matériel, ...)
- Echanger avec les agences d'emploi temporaire, valider les contrats et les suivre

- Reporting :
- Produire tous les indicateurs pertinents de performance du pôle à destination des interlocuteurs légitimes (production par chargé d'affaires, nombre de commandes validées, statut des commandes, des devis et des factures, ...)
- Consolidation des indicateurs RH (absence, retards, départs anticipés, volume intérimaires, recrutements, sortie d'effectifs, ...)