Assistant de Gestion Administrative - Accueil H/F

Cc de Hanau-La Petite Pierre

La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre fusionnée depuis le 1er janvier 2017 regroupe 38 communes (26 818 habitants), à 45 mn de Strasbourg.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.
Un territoire de projets
Notre établissement public en plein développement emploie 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d'optimisation des moyens et des résultats, nous recrutons, un(e) assistant administrative.

MISSIONS

Accueil

Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public

Assurer la gestion des éléments « entrants » et « sortants » :
- Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
- Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président
- Réaliser des tableaux de bord de suivi des éléments « entrants » et « sortants »

Pour l'ensemble des pôles et services excepté le Pôle aménagement de l'espace :

Secrétariat administratif :
- Être la porte d'entrée des courriers à mettre en signature des élus
- Sensibiliser les services au formalisme et à la rédaction des courriers sortants
- Assurer l'impression, la mise en signature, le scannage et l'envoi des courriers aux différents services

Assurer le suivi de la planification des réunions :
- Organiser les CoPil Cotech, GT, réunions
- Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions
- Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d'une plateforme dématérialisée
- Assurer le suivi de l'occupation des salles

Pour l'ensemble des pôles et services :

Organiser les réceptions :
- Assurer l'organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l'Intercommunalité
- Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés

Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l'Intercommunalité :
- Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés.)
- Assurer la gestion des accès à la Maison de l'Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
- Être garant du maintien de l'ordre au sein de l'espace accueil et des espaces publics de la Maison de l'Intercommunalité

Divers

Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique :
- Rédiger les conventions
- Tenir à jour les plannings de location

Assurer une partie du secrétariat de l'Ecole Intercommunale de Musique

Être un soutien au responsable communication en assurant diverses tâches administratives tel que :
- Publipostage et envoi de divers documents
- Mise à jour du site internet, des réseaux sociaux
- .

Assurer le remplacement de son binôme en cas d'absence :
- Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
- Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité
- .

Diverses tâches administratives
- Secrétariat divers
- Répondre aux demandes de tombolas
- Gérer les stocks d'approvisionnement des photocopieurs
- Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
- Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
- Informer l'agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
- Référente archivage de la CCHLPP

Fiche de poste complète disponible sur https://www.hanau-lapetitepierre.alsace/