Assistant de Direction - Office Manager H/F

Taranto Mathieu

Contexte :

Le Greffe du tribunal de commerce de Nice est un acteur central de la vie économique locale et de la justice commerciale. Porté par la SCP BAILET, OULD-AOUDIA, il enregistre et authentifie les actes, prépare les audiences, conserve les décisions et en délivre les copies. Il assure aussi le contrôle des formalités des entreprises, la tenue du Registre du commerce et la publication légale des informations au BODACC.

Véritable interface entre le tribunal et les différentes parties (avocats, mandataires, chefs d'entreprise.), il gère les saisines, convocations et suit l'ensemble des procédures collectives (sauvegarde, redressement, liquidation.).

Composé d'une équipe d'une dizaine de personnes, le greffe s'organise autour de deux pôles complémentaires :
- Service RCS : gestion des formalités des entreprises (immatriculations, modifications, dépôts de comptes, délivrance d'extraits Kbis).
- Service judiciaire : suivi des affaires contentieuses, préparation et gestion des audiences, rédaction et conservation des décisions, publications légales associées.

Poste :

Ce poste est créé pour accompagner le départ à la retraite d'un associé greffier et permettre au second de se recentrer sur ses missions, grâce à une nouvelle fonction d'assistant(e) destinée à renforcer l'organisation et la délégation des tâches.
Vos Missions :
1) Assistanat et coordination :
- Gérer l'agenda, préparer les réunions et organiser les déplacements.
- Traiter certains mails au nom de l'associée greffier et assurer la bonne circulation des informations.

2) Suivi RH :
- Tenir à jour les congés et absences.
- Relayer les communications internes et appuyer les projets d'équipe.

3) Comptabilité et achats :
- Classer les justificatifs, notes de frais et factures.
- Suivre les paiements, gérer les fournitures et contrats courants.

4) Logistique et support :
- Mettre à jour les outils de suivi et procédures.
- Préparer les dossiers et veiller au classement numérique et papier.

Ce poste exige une grande rigueur et le respect absolu de la confidentialité.

Outils :
- Bureautique : Suite Microsoft et Suite Google
- Messagerie et agenda partagés : Outlook
- Communication interne : Slack
- Gestion comptable et financière : Pennylane
- GED et classement numérique
- Outils métiers internes du greffe

Profil recherché :

Fonction nouvellement créée, le périmètre est à consolider. C'est pour cela que nous recherchons un profil expérimenté capable de structurer la fonction et d'être moteur dès les premières semaines.

Formation / Expérience :
- Bac +2 à Bac +5 en assistanat gestion administration, RH ou comptabilité.
- À partir de 8 ans en assistanat de direction ou office management
- Environnement exigeant apprécié juridique ou réglementé (greffe, étude notariale, cabinet d'avocats, juridiction.)
- Expérience concrète de mise en place d'outils et de procédures

Compétences clés :
- Maîtrise des outils informatiques : suite bureautique Microsoft et Google, outils RH, GED et de comptabilité.
- Structurer un poste naissant. Cadrer des méthodes.
- Priorisation solide. Sens du résultat. Suivi rigoureux des engagements
- Excellente expression écrite. Orthographe soignée. Discrétion.

Posture attendue :
- Force de proposition avec capacité à décider dans un cadre défini
- Esprit de coopération avec l'ensemble de l'équipe
- Feedbacks réguliers. Goût pour l'amélioration continue