Poste d'Assistant de Gestion Administrative et Accueil H/F Conseil départemental de l'Essonne

Le Département de l'Essonne recrute pour sa direction de l'Insertion et de l'Action Sociale (DIAS) :

Un assistant administrative spécialisée (H/F)

Pôle accueil accompagnement inclusion - Arpajon

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l'Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d'1,3 millions d'habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture... votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l'Essonne c'est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l'âme d'un «super héros du quotidien» ? Alors, rejoignez-nous !

Le pôle est composé d'une équipe pluridisciplinaire composée de 19 agents (Assistants administratifs, travailleurs sociaux, conseiller en économies sociales et familiale, chef de secteur).

L'assistant administratif spécialisé recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit et gère les dossiers administratifs les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il accueille, oriente et renseigne le public. Représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers, des élus et partenaires extérieurs.

Vos missions:

Pour compléter son équipe, le pôle recherche un assistant administratif spécialisé. A ce titre, vos activités seront les suivantes:

Accueil physique et téléphonique du public :

- Recevoir et orienter les demandes.
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous.
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations.

Traitement des dossiers et saisie de documents :

- Rédiger et mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs (notes synthétiques, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et commissions, arrêtés).
- Gestion de la boite mail.
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
- Classement et archivage de documents.

Planification et suivi :

- Gérer les agendas du supérieur hiérarchique et/ou de l'équipe.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
- Assurer l'organisation logistique des réunions, des commissions, des missions.
- Recenser et gérer les besoins logistiques (fournitures, personnels, photocopieurs...).
- Contrôler le respect des échéances et des normes réglementaires.