Agent·e d'Accueil et Administratif·ve Résidence Autonome H/F

Mairie

Assurer l'accueil physique et téléphonique de la résidence (résidence activités d'animation et restaurant)
Assurer l'accueil téléphonique du CCAS (standard 2 du pôle solidarité)
Assurer des tâches de secrétariat

Missions principales

1-ACCUEIL de la RA :
- Accueillir, informer et orienter tout public (physique et téléphonique)
- Mettre à jour les informations sur le logiciel métier
- Assurer la mise à jour de la documentation et de l'affichage à destination des résidents convives, agents et visiteurs.
- Assurer l'inscription et le suivi des séniors aux activités proposées

2-SECRETARIAT (RA + ACTIONS DE PREVENTION DE LA PERTE D'AUTONOMIE + RESTAURANT) :
- Assurer le suivi administratif des séniors RA et hors RA (demandes d'entrée en RA, gestion des dossiers RA / Animation / restaurant.)
- Rédiger des comptes rendus de réunion et la saisie de documents divers (procédures.)
- Assurer la gestion et les commandes des fournitures administratives
- Assurer le suivi du bon fonctionnement des différents équipements à disposition de la RA (photocopieur.)
- Assurer la mission de référente archives : lien avec Bx -métropole, recensement des dossiers à archiver, classement.).
- Renouvellement des cartes clés annuellement
- Assurer le suivi logistique des animations (occupation de salles etc.)

Missions secondaires

3- AUTRES :
- Participer ponctuellement à des animations festives en horaires décalés
- Assurer le standard position 2 du CCAS (4 demi-journées par semaine)

LIAISONS FONCTIONNELLES
- Avec les autres services du CCAS, les services de la ville
- Avec les partenaires extérieurs

CONDITIONS DE TRAVAIL
Horaires : 28 heures hebdomadaires + 1H pour RTT
1 téléphone
1 bureau avec ordinateur
Public fragile
Travail en journée continue selon planning
Télétravail ponctuel possible

COMPETENCES REQUISES
- Connaissance du domaine de l'action sociale auprès des personnes âgés
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute et de communication, diplomatie, capacité à travailler en équipe .
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens de l'organisation, de l'anticipation, sens des priorités, respect des délais
- Qualités rédactionnelles
- Capacités d'adaptation
- Repérer, organiser et synthétiser un volume important d'informations.
- Maîtrise de l'outil informatique exigée (Outlook, Word, Excel, Outlook, Power point.) et connaissance du logiciel métier : Elissar/Concept