Assistant de Direction au Sein du Pôle Administration Générale H/F

Comm Com Coeur Astarac Gascogne

Missions principales
- Préparer, organiser et assurer le suivi des instances délibératives (Conseil communautaire, bureau, commissions) sous la direction du DGS
- Garantir la régularité des actes (délibérations, arrêtés, décisions).
- Assurer le standard téléphonique de la collectivité et le secrétariat du Président et des élus.
- Organiser et suivre la circulation de l'information (courrier, parapheur, dossiers).
- Participer à l'accueil institutionnel

Activités principales
- Gestion des assemblées
- Préparer les conseils communautaires (convocations, ordre du jour et note synthétique, logistique).
- Rédiger les délibérations, décisions et procès-verbaux.
- Transmission au contrôle de légalité (préfecture via @ctes).
- Mise à jour du registre des délibérations et suivi des publications.

- Secrétariat du Président et du DGS
- Gestion de l'agenda, organisation des rendez-vous.
- Préparation et suivi des dossiers des élus
- Rédaction de courriers et notes administratives.
- Participation à l'organisation d'événements institutionnels (cérémonies, réceptions officielles).

- Standard téléphonique, gestion du courrier et des arrêtés
- Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant.
- Préparation, rédaction et diffusion des arrêtés.
- Suivi des délais de traitement et relances auprès des services.
- Assurer le standard téléphonique de la collectivité

Gestion des plannings d'occupation des équipements communautaires
- Suivi des demandes d'occupation gratuite et payante
- Rédaction des conventions d'utilisations
- Alimentation du logiciel de réservation dédié
- Transmission des informations aux services techniques et comptabilité

Compétences requises
Savoirs (connaissances) :
Connaissance du cadre réglementaire des collectivités territoriales.
Réglementation relative aux actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions).
Maîtrise des outils bureautiques (dont @ctes)

Savoir-faire (compétences techniques) :
Rédiger et mettre en forme des actes administratifs.
Organiser et suivre les assemblées communautaires
Gérer un secrétariat de direction (agenda, dossiers).
Prioriser et respecter des délais contraints.

Savoir-être (compétences relationnelles) :
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Rigueur et capacité d'organisation.
Réactivité et polyvalence.
Qualités relationnelles et sens du service public.

Conditions particulières
Horaires liés aux assemblées (séances en soirée).
Grande polyvalence (assemblées, secrétariat).
Travail en lien étroit avec le DGS, les élus et l'ensemble des services.