Assistante de Direction H/F APAJH - 95

Principales missions :
Rattaché(e) au Directeur de l'établissement, vous assistez l'équipe dans son fonctionnement, sa logistique et apportez un soutien administratif incontournable dans le respect des priorités et des procédures. À ce titre, vous serez en contact avec l'ensemble des structures internes et externes, ainsi qu'avec les services supports de l'APAJH 95.
Sans que cette liste soit exhaustive, vos principales missions seront les suivantes :
- Recevoir, traiter et/ou transmettre les communications téléphoniques. Accueillir, informer et orienter les visiteurs ainsi que les personnels.
- Réceptionner, saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, documents, comptes rendus et procédures de la direction.
- Enregistrer, contrôler, mettre à jour et assurer le suivi des données (tableaux de pilotage et de performance).
- Classer et archiver les documents (format papier et numérique).
- Organiser la planification et la logistique des réunions internes au service et des événements ponctuels ; préparer les éléments nécessaires s'y rapportant.
- Gérer les commandes et les achats divers en lien avec les deux cheffes de service.
- Contribuer à la gestion des ressources humaines : suivi du temps de travail, préparation des éléments des contrats de travail et avenants, traitement des correspondances, gestion des convocations à la médecine du travail.
- Contribuer à la gestion comptable et financière : suivi des paiements et des relances, vérification des factures et de la facturation, traitement des notes de frais et des dépenses de trésorerie.
- Constituer des dossiers (préparation, compilation, numérisation, envoi, suivi, archivage).
- Apporter un appui à la réalisation des rapports d'activité, des plans d'investissement, des budgets prévisionnels et du plan de formation.