Secrétaire - Assistant Elu - Mairie de Perpignan H/F

Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité d'élu(s)-e(s), vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leur secrétariat en coordination avec, d'une part, les secrétariats particuliers du Maire, de la Directrice de Cabinet et le secrétariat du DGS et, d'autre part, les services . Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de l'élu.

Activités principales :
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents..).
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs-euses internes et externes pour l'élu.
* Suivre et diffuser le courrier de l'élu (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général pour l'élu.
* Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Directrice de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et le secrétariat du DGS.
* Tenir l'agenda de l'élu.

Activités secondaires :
* Gérer les déplacements de l'élu.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de l'élu.
* Gérer les fournitures de bureau et l'intendance.