Assistant - Assistante de Direction H/F

Institut Medico-Educatif

Vous aurez pour missions :
- Réceptionner les appels téléphoniques (du FAM et de la MAS) internes et externes et les réorienter en tant que de besoin
- Gérer l'agenda de la Directrice Adjointe
- Organiser les déplacements de la direction à l'extérieur de la structure, en lien notamment avec le service formation
- Préparer les dossiers de réunions et de travail de la Directrice et notamment :
Rédiger des courriers et des comptes rendus de réunion (CODIR, réunions de service, réunions diverses .) ;
Élaborer des notes de services, des notes d'information et les diffuser
Participer au traitement et au tri du courrier à l'attention de la direction, en complémentarité avec les membres du service administratif ;
- Classer et archiver les courriers et les dossiers (physiques et numériques) de la direction
- Elaborer, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, tableaux, procès-verbaux, comptes rendus, .)
- Secrétariat des chefs de service
. Relai entre les agents et les chefs de service : RDV entretien annuel des agents, demandes des familles, rencontre avec les familles,
- Secrétariat médico-social
. Organisation, compte-rendu CVS
. Facturation des frais de séjour
. Création des fiches résidents, mise à jour des aides sociales, les mouvements des résidents sur Netsoins
. Suivi des dossiers admissions des résidents Viatrajectoire / ROR / Normandie Santé
. Préparation des commission Admissions (vérification des dossiers, organisation de la réunion préadmission avec compte-rendu et préparation réunion commission admission avec compte-rendu)
. Prise de RDV familles pour les chefs de service
. Planification des réunions pour la réalisation des Projets d'accompagnement personnalisé (PAP) des résidents avec le retour des PAP des familles
. Planification des réunions RRN en interne
. Réservation des véhicules pour les sorties extérieures
. Collaboration au binôme pour la régi
. Sauvegarde du serveur informatique à assurer une fois par semaine