Secrétaire Médicale H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif MISSION DU POSTE :
Assure le fonctionnement du secrétariat de la structure. Chargée de toutes les tâches liées à l'accueil, à la communication, à l'organisation des documents et des informations qui transitent par le secrétariat.
Au sein de l'équipe pluridisciplinaire, concourt à l'articulation des liens et des informations entre les différents professionnels intervenant au sein de la structure et les familles ou les partenaires impliqués dans la prise en charge des patients.
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles.
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité.
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements .. )
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens...)
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles.
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
Tenue à jour du dossier patient.
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
Intervient dans une démarche éthique, de façon à ce que les patients et leurs familles soient considérés dans leurs droits.
Fait preuve d'un grand sens de l'organisation de son travail, de façon à hiérarchiser les activités à réaliser.
Maîtrise l'usage de l'outil informatique et des logiciels utilisés.
Vise à optimiser ses écrits professionnels et à rédiger sans faute.
Participe à la gestion des commandes de fournitures bureautiques et dépenses.
Participe aux différentes réunions tenues au sein du service.
Rédige les relevés de décisions et en assure le suivi.
Saisit l'activité du service à destination de CARIATIDES.
Assure un encadrement et un rôle pédagogique auprès des stagiaires de sa profession.
ACTIVITES SPECIFIQUES:
Utilise de façon efficiente les outils bureautiques : logiciel Open Office (traitement de texte et tableur), bases de données, logiciel CARIATIDES.
Maîtrise l'utilisation d'un standard téléphonique, des agendas électroniques et du répondeur.
Gestion administrative des transports (date de validité des protocoles de soins et prescriptions médicales de transport).
Gère le planning de l'utilisation de la salle de réunion.
Assure les recherches nécessaires sur internet, consulte et utilise la messagerie interne, plusieurs fois par jour, selon les besoins de la structure.
Inscrit, au sein du dossier patient, les informations qui lui sont délivrées sur le mode téléphonique ou verbal.
Reçoit les demandes de première consultation et ouvre un dossier, selon la procédure institutionnelle, tant en contact direct que téléphonique.
Renseigne les patients sur les différentes démarches administratives à accomplir.
ACTIVITES SPECIFIQUES EN SANTE MENTALE
Fait preuve d'une qualité d'écoute et d'adaptation en rapport avec les pathologies rencontrées.
Participe aux différentes réunions hebdomadaires et aux réunions institutionnelles.
Travaille en étroite collaboration avec les collègues.
A une bonne connaissance du vocabulaire médical et de celui des différents professionnels qui interviennent dans l'unité.
Connaît les différents services et les institutions qui interviennent dans les parcours de soins du patient.
Transmet les nouveaux dossiers constitués selon la procédure du service.
Transmet les dossiers patients lors d'un transfert vers une autre unité, selon la procédure institutionnelle.
S'inscrit dans la dynamique de l'équipe, travaille en contact avec tous les intervenants de la structure de façon à se tenir au courant des informations concernant le patient et aider à une bonne continuité des soins du fait de sa bonne compréhension des situations rencontrées.
Observe et concourt, dans son champ d'intervention, au recueil des informations qui seront utilisées par le médecin et les équipes soignantes pour l'organisation des soins.
Participe à la circulation des informations émanant de l'administration.
Horaire de jour du lundi au vendredi
37h30 heures par semaine.
Astreintes administratives les week-ends et jours fériés de 08h30 à 18h30
Profil recherché :
DIPLOME(S) ET/OU QUALIFICATION(S)
Formation de niveau IV (Baccalauréat, B.T. secrétariat avec 4 années au moins de service public) ou de niveau III (B.T.S....)
COMPETENCES Accueillir, orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter, optimiser, le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier, analyser, prioriser, synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Travailler en équipe pluridisciplinaire et/ou en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers