Assistant de Direction - Commune de Saint Benoit Ile de la Réunion H/F

Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Ressources Humaines (f/h),
- Assure un rôle d'appui administratif, organisationnel et relationnel auprès du DRH.
- Facilite la gestion quotidienne de la direction, la coordination interne des équipes et le suivi des dossiers stratégiques.

Activités principales:
Assistance directe à la direction :
- Assurer le suivi de l'agenda, planifier et organiser les réunions internes et externes (convocations, ordres du jour, réservation de salles, visioconférences...).
- Gérer le courrier entrant et sortant (courriers, notes, parapheurs, courriels), en assurer le tri, la diffusion et le suivi.
- Préparer et mettre en forme des documents administratifs et supports de réunion (notes, présentations, tableaux de bord...).
- Participer à la rédaction et à la relecture de courriers, notes ou rapports à destination des élus, services ou partenaires.
Coordination administrative de la direction :
* Assurer le lien entre la direction et les différents services RH (carrières, paie, formation, dialogue social, etc.).
* Participer à l'organisation des projets transversaux portés par la DRH (comités de pilotage, groupes de travail, instances...).
* Suivre les dossiers sensibles ou stratégiques à la demande de la direction.
Gestion logistique et documentaire :
- Gérer le classement et l'archivage des documents administratifs de la direction.
* Assurer le suivi des parapheurs, visas et signatures du Directeur ou de la Directrice.
* Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission...).
* Gérer certaines commandes de fournitures ou prestations liées au fonctionnement du service.

Activités secondaires:
- Peut-être amener ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission des Ressources Humaines, à assurer d'autres activités.

Modalités d'exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:
Conditions d'exercice : (moyens et équipements utilisés)
- Bureau équipé, ordinateur, téléphone, connexion intranet/internet, logiciels RH
- Horaires réguliers, avec ponctuellement des pics d'activité.
- Confidentialité indispensable.

Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail :
- Travail prolongé sur écran (4h/jour), déplacements ponctuels (entretiens, réunions)
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers et agents de la collectivité avec risques de tensions dans la relation au public

Relations fonctionnelles Internes avec :
- Contacts directs et permanents avec les usagers et agents de la collectivité ;
- Relations régulières avec l'ensemble de agents la DRH ;
- Relations régulières avec les Directions et Services de la collectivité ;
- Relations permanentes avec les agents de la collectivité

Relations fonctionnelles Externes avec : Candidats, centre de gestion, prestataires de diffusion d'offres, autres collectivités.