Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Mairie

Au sein de la Direction Générale, vous êtes rattaché(e) aux Chargées de mission « Accompagnement des élus » et « Administration générale » et vous serez chargé(e) de gérer les agendas des élus et de certaines missions administratives.

Activités :
Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique du public (habitants, collectivités, organismes divers) et des élus,
- Gestion du courrier postal et des courriels de la messagerie Mairie (ouverture et affectation),
- Gestion des courriers/courriels et invitations (réponses / suivi / classement) destinés aux élus,
- Gestion des agendas des élus, organisation de rendez-vous / réunions (réservation de salle),
- Gestion des demandes de rendez-vous avec les élus en tenant à jour le logiciel de gestion des relations avec les citoyens,
- Réservations de trains / hôtels et inscriptions à des congrès / colloques...
- Planification des astreintes PPI (Plan Particulier d'Intervention) et des célébrations (mariages/parrainages) par les élus,
- Gestion de la base de données des personnalités,
- Réalisation de travaux de secrétariat, de classement.

Activités occasionnelles :
- Diverses missions en avec les procédures administratives
- Participation au Plan Communal de Sauvegarde (cellule secrétariat)

Profil du candidat :
- Formation administrative et expérience professionnelle avérée sur un poste similaire
- La connaissance de l'environnement professionnel (collectivité territoriale) serait un plus
- Maitrise exigée des outils bureautiques Office 365, Outlook, Word, Excel
- Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
- Capacité d'écoute et de communication
- Savoir rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Sens de l'organisation (gestion des priorités), réactivité, rigueur, autonomie
- Gout du travail en équipe
- Adaptabilité et résistance au stress
- Discrétion professionnelle (confidentialité)
- Être garant de l'image de la collectivité et avoir le sens du service public

Profil du poste à pourvoir :
- Poste à temps complet
- Titulaire ou contractuel
- Cadre d'emploi de catégorie B ou C,
- Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle au mois de novembre, participation employeur
sur mutuelle et prévoyance, CNAS, participation financière de la Collectivité à la restauration du midi auprès
des commerçants, Amicale du Personnel