Assistant en Gestion Administrative et Financière H/F

Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :

Le Laboratoire de Photonique, Électronique et Ingénierie Quantiques (PHELIQS) est une unité mixte de recherche de l'Université Grenoble Alpes (UGA), du CEA et de Grenoble INP-UGA. Le laboratoire comprend cinq équipes qui disposent d'expertises complémentaires dans les domaines de la physique quantique, des nanostructures et des matériaux quantiques. PHELIQS mène des activités de recherche fondamentale dans les domaines de la nanophysique et de la physique de la matière condensée, avec des applications potentielles à moyen et long terme pour les technologies de l'information et de la communication. Les travaux poursuivis à PHELIQS visent à comprendre et maîtriser les effets physiques uniques qui apparaissent dans les systèmes à l'échelle nanométrique et les matériaux quantiques, tant expérimentalement que théoriquement.

PHELIQS compte une équipe de 53 personnels permanents qui se répartissent en 37 chercheurs et enseignants-chercheurs, 16 techniciens et ingénieurs de recherche et, pour le moment, une unique assistante administrative. De plus, PHELIQS accueille une cinquantaine de personnels non-permanents dont 35 doctorants et 11 chercheurs postdoctoraux.

Missions principales :

Au sein du pôle administratif de PHELIQS (formé à terme de deux assistants) qui est sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l'unité de recherche, vous réaliserez des activités de gestion administrative et financière de PHELIQS en lien avec les autres gestionnaires et la direction du laboratoire, dans la globalité des besoins pour son fonctionnement. Vous accompagnerez également les pôles de gestion de 4 autres laboratoires (DSBT, MEM, SPINTEC, SYMMES) dans leur gestion administrative et financière avec l'UGA.

Activités principales :

- Constituer des dossiers RH en interface avec les cellules RH de l'UGA et du CEA.

- Accueillir et informer (partie administrative et financière) du personnel du laboratoire des nouveaux arrivants et des chercheurs invités.

- Gérer des missions (UGA et CEA).

- Aider à la préparation d'événements organisés par le laboratoire.

- Aider à la préparation des rapports d'activité du laboratoire.

- Engager la liquidation les dépenses (saisie et suivi des commandes et facturations du laboratoire selon les règlementations et outils spécifiques à l'UGA et au CEA).

- Suivre des opérations financières et comptables : contrôle, collecte et classement des pièces justificatives en lien avec l'UGA et le CEA.

- Construire et suivre une situation budgétaire pour l'UGA.

- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.

- Assurer la coordination des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet.

Une expérience de 2 à 5 ans est souhaitée. Formation en gestion exigée.