Assistant Administratif H/F

le Temps du Regard

Le poste d'assistant administratif H/F est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Direction de l'association et en lien fonctionnel avec les chefs de service.
L'assistant administratif effectue des tâches administratives complexes liées au secrétariat, afin de soutenir l'organisation et la communication des établissements, de la direction et de l'association. L'assistant administratif contribue à la fluidité des travaux collectifs et participe à la dynamique associative pour la mise en oeuvre des projets.
ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Missions liées au secrétariat et à la coopération :
L'assistant administratif assure la gestion du standard téléphonique et de sa messagerie ainsi que l'accueil physique des visiteurs et personnes extérieures.
Il assure la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant (dépôt des courriers au bureau de poste, recommandés.).
L'assistant administratif assure un soutien administratif auprès de la direction et des responsables de service (saisie de compte-rendu de réunion, de groupe de travail, formalisation de notes de service, courrier aux familles, démarches administratives déléguées.).
Il apporte son soutien à l'accompagnateur social dans le cadre de la formalisation des outils du CVS (invitations, compte-rendu, processus électoral).
Il participe à la démarche d'amélioration continue de la qualité sur le plan administratif. Il contribue à faciliter la construction d'outils qualité, à formaliser les processus.
En soutien aux responsables de service, il participe à la conception du rapport annuel d'activités et à la saisie des indicateurs ANAP.
Il saisit également les données recensées par l'ADEME (via la plateforme OPERAT).
Il s'assure du classement physique et numérique des documents et de leur mise à jour.
Il gère la base de données des contacts des services ainsi que la mise à jour des listes de diffusion.
Il contribue à l'archivage des documents associatifs.
Il formalise avec la direction et le CA les adhésions à l'association.
Il participe également à l'élaboration et au suivi logistique des manifestations de l'association (assemblée générale, soirée solidarité, fêtes associatives.)

2/ Missions liées à la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées :
L'assistant administratif participe à la gestion du Dossier Usager Informatisé (DUI) dans Ogyris.
Dès sa formation sur le logiciel, il est l'un des principaux administrateurs habilités à créer de nouvelle fiche usager Il met à jour les données de Via Trajectoire en lien avec les coordinateurs et chefs de service.
Il s'assure du suivi des demandes d'aides sociales, notamment la gestion des dossiers APL avec la CAF.

3/ Missions liées à la communication associative :
L'assistant administratif peut être amené à participer à la commission communication et à la commission animation.
Communication externe :
Il participe à la mise à jour des outils de communication et du site internet. Il participe à la mise en page du journal associatif « Echange » à partir des articles et photos qui lui sont transmis (2 à 3/an). Il crée et diffuse mensuellement l'Infolettre des services à partir des articles et photos qui lui sont transmis. Il réalise en collaboration certains documents de communication (flyers, affiches, cartes.).

4/ Missions liées à la logistique :
L'assistant administratif est missionné pour :
- Centraliser l'achat des fournitures de bureau ;
- Gérer les achats de timbres ;
- Gérer les commandes pour les réceptions (café.) ;
- Gérer les réservations des salles/de réunions.

Compétences attendues :
- Connaissance des outils bureautiques
- Capacité à communiquer
- Autonomie
- Sens de l'organisation et du relationnel
- Discrétion, efficacité, loyauté

Profil : BTS assistant de gestion PME-PMI ou titre professionnel secrétaire