Responsable Accueil H/F ASCBB LE TIR

FINALITE DU POSTE

Rattaché(e) à la Direction des Services aux Membres, le Responsable Accueil a la responsabilité de l'accueil des Membres au quotidien. Il/elle supervise les équipes en charge de l'accueil au contrôle à l'entrée et de l'accueil au Pavillon Tennis. Il/elle aura pour principales missions de s'assurer de la qualité de l'accueil, et de l'efficacité du contrôle à l'entrée du site ainsi que du respect des règles du Club par les Membres. Ces missions s'effectuent principalement au pavillon tennis.

MISSIONS

Sur ce périmètre, ses principales missions sont :

ACCUEIL ET INFORMATION DES MEMBRES

Il/elle :

- met en place les conditions pour un accueil de qualité, selon un standard défini par la DSM pour l'information et l'orientation des Membres,
- avec son équipe accueil Pavillon Tennis, conseille, promeut et inscrit les Membres aux activités sportives encadrées,
- aide ses équipes à gérer les réclamations des Membres et propose des solutions en accord avec la DSM,
- enregistre, avec ses équipes, les réservations des courts,
- assure, avec ses équipes, les ventes de produits et gère les demandes de cordage,
- gère sa propre caisse,
- s'assure du respect par ses équipes des règles et principes définis et rend compte à la DSM des difficultés rencontrées,
- s'assure du respect des règles par les Membres, en leur rappelant ces règles et en relevant les infractions,
- organise des tours de site en période de forte affluence avec ses équipes. En cas de difficulté avec un Membre, il/elle fait appel au Directeur de permanence.

ADMINISTRATION

Il/elle :

- s'assure que l'ensemble des demandes, adressées via la boîte mail de l'accueil du TIR, a bien été traité par les chargés d'accueil ou par lui/elle-même dans les délais impartis,
- assure et organise les plannings des chargés d'accueil du Pavillon Tennis et du contrôle,
- assure, avec ses équipes, les inscriptions des Membres aux activités sportives, stages, animations,
- supervise et vérifie que tous les sujets et missions administratives des chargés d'accueil sont menés à bien et propose des actions d'amélioration,
- participe au recrutement et forme les nouveaux chargés d'accueil et les accompagne durant leur période d'intégration,
- participe à la création et à la mise à jour des procédures en relation avec la DSM afin d'améliorer la qualité de service et, si besoin, forme les chargés d'accueil pour la bonne application de celles-ci,
- envoie un suivi régulier des inscriptions / encaissements des activités sportives / statistiques, aux services concernés (Sport Secrétariat et Finance),
- gère le suivi des impayés et relance les Membres concernés avec les chargés d'accueil (activités sportives, culturelles et stages),
- modifie les factures des Membres en fonction de leurs demandes et selon les règles définies,
- gère les stocks des articles de la boutique et des balles de tennis ainsi que du matériel sportif mis à la disposition, loué ou vendu aux Membres et, le cas échéant, passe les commandes nécessaires selon les règles définies,
- s'assure que les différentes fonctionnalités du logiciel métier sont maitrisées par les chargés d'accueil.

CONNAISSANCES ET SAVOIR-FAIRE :

- Maîtrise des outils bureautiques (logiciel de gestion des Membres, Word, Excel, Outlook),