Responsable du Secrétariat Général - Commune de Miramont de Guyenne H/F
Fonction publique Territoriale
- Miramont-de-Guyenne - 47
- Fonctionnaire
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Le Responsable du secrétariat général assure le suivi administratif quotidien des activités du service : traitement du courrier, gestion de l'agenda, préparation et suivi du conseil municipal, gestion des dossiers administratifs en lien avec tous les services. Il supervise également le service Etat-civil/Elections/Citoyenneté.
? 1. Gestion administrative du service :
* Accueil téléphonique des usagers, partenaires et institutions, gestion de l'agenda et des instances,
* Réception, enregistrement et traitement des courriers (entrants/sortants),
* Gestion et suivi des actes juridiques du service (décisions, arrêtés, comptes rendus...)
* Saisie, mise à jour et suivi de documents administratifs et listings,
* Préparation et suivi du budget du service.
? 2. Préparation et suivi du conseil municipal
* Gestion logistique (réservation, préparation de salle),
* Elaboration des documents préparatoires : convocation, note de synthèse, annexes...
* Rédaction des délibérations, comptes rendus d'activité, motion...
* Transmission contrôle de légalité,
* Exécution du conseil municipal pour tous les services,
? 3. Supervision du service Etat-civil/Elections/Citoyenneté
* Encadrement des 2 agents du service qui délivrent les actes naissance, décès, mariages, transcriptions, CNI, passeport, inscriptions listes électorales, recensement citoyen...)
* Veille juridique droit civil, droit électoral, funéraire...
* Gestion du planning des rendez-vous, et des congés du service,
* Organisation des élections et des cérémonies commémoratives.
? Savoirs :
* Connaissances du fonctionnement d'une collectivité territoriale,
* Connaissances de l'environnement juridique des collectivités notamment relatif à la tenue des instances, au service état-civil/élections/citoyenneté,
* Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook),
* Connaissances élémentaires en suivi technique (types de travaux, maintenance...).
? Savoir-faire :
* Assurer la veille juridique des services,
* Organiser son travail avec méthode et rigueur,
* Reporting à la direction générale et aux élus,
* Maîtriser la saisie informatique, réaliser des tableaux de bord de l'activité.
? Savoir-être :
* Sens du service public, discrétion et confidentialité,
* Ponctualité, réactivité, fiabilité,
* Esprit d'équipe et adaptabilité,
* Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle,
* Sens de l'écoute et de la communication.
Spécificité du poste :
* Possibilité d'horaires décalées en soirée (conseil municipal) et les week-ends lors pour les élections. Possibilité de présence requise pour certains évènements (inaugurations, présentations...)
* Changement d'horaire ponctuel selon les besoins du service.
Pas de salaire renseigné
Publiée le 04/10/2025 - Réf : O047251003000117
Responsable du Secrétariat Général - Commune de Miramont de Guyenne H/F
- Miramont-de-Guyenne - 47
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