Assistant de Direction - Direction Generale H/F

Mairie

LA VILLE DE PAREMPUYRE RECRUTE UN(E) ASSISTANT (E) DE DIRECTION - DIRECTION GENERALE
Proche collaborateur du Directeur Général des Services, l'assistant de direction rattaché à la Direction générale travaille en lien avec l'ensemble des services internes pour apporter une aide permanente au DGS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information. Il assiste le DGS dans le suivi des dossiers, la mise en oeuvre du projet d'administration et la préparation et l'organisation des assemblées. Il peut être amené à piloter des projets transversaux portés par la Direction Générale.
VOS MISSIONS et ACTIVITES / Gestion de l'agenda du DGS
Organisation et planification de réunions
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
Rédaction et diffusion de courriers, notes de service, comptes rendus de réunion
Accompagnement du DGS dans la coordination des différentes directions (préparation et suivi de réunions et autres instances de discussion)
Participation ponctuelle à diverses réunions de travail (internes ou externes), selon les besoins de la Direction Générale
Rédaction et suivi des actes réglementaires (arrêtés, décisions du maire)
Développement d'outils d'aide à la décision
Lien avec les partenaires institutionnels (Bordeaux Métropole, Préfecture, CADA,.)
Accompagnement administratif de l'ensemble des services - Ressource interne
Veille et assistance juridique
Assure le respect des échéances réglementaires
Coordination du retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante auprès de la direction générale
Contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées
Préparation des ordres du jour, convocations et documents nécessaires à la tenue de l'instance
Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances du conseil municipal
Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution)
Distribution et collecte du courrier des services
Enregistrement du courrier
Gestion et mise à jour du logiciel métier gestion du courrier - Paramétrage et suivi avec le prestataire
Formation et accompagnement quotidien des services dans l'utilisation du logiciel métier de gestion du courrier
Pilotage de projets transversaux à la demande du DGS
Référent archives
Intérim du secrétariat du Maire en cas d'absence (reprise de ligne téléphonique, suivi des affaires courantes).
Intérim de l'accueil général en rotation en cas d'absence (accueil physique et téléphonique)
VOS SAVOIRS
Connaissance et maîtrise du fonctionnement des collectivités et du processus délibératif
Maîtrise des outils bureautiques
Maitrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité
Bonne connaissance des outils de planification et suivi
Bonnes notions d'organisation et de gestion du temps de travail
VOS SAVOIRS FAIRE Aisance rédactionnelle
Travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies
Traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services
Établir et mettre en forme des documents administratifs
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
VOTRE SAVOIR ETRE Autonomie et initiative dans la mise en oeuvre du travail
Discrétion et réserve professionnelles absolues
Rigueur, organisation et méthode
Sens de l'écoute et de la priorisation
Diplomatie et aisance relationnelle