Assistant Administratif Maintenance H/F LIP Tertiaire

Avec plus de 180 agences d'emploi spécialisées par domaine d'activité et réparties sur l'ensemble du territoire, le Groupe LIP Intérim et Recrutement propose toute l'année de nombreux postes en CDI, CDD et Intérim. Nos consultants se consacrent exclusivement au recrutement de professionnels du tertiaire, de l'ingénierie, des services, de la santé et du médical.
Nous recherchons pour l'un de nos clients un Assistant administratif / technique :

Mise à jour du parc / client :
- Saisir dans le parc les nouvelles fiches clients.
- Mettre à jour les fiches clients, en fonction du mouvement de matériel, noté sur les rapports d'intervention ou des fiches récapitulatives matériel.
- Mettre à jour les fiches clients en fonction de l'évolution du statut client
- Renseigner et mettre à jour type de consommables / station.

Gestion des demandes et interventions :
- Enregistrement et suivi des tâches planifiées (VEPS, RV2, Flexibles,...).
- Mise à jour des outils clients (GMAO CARREFOUR, ENI, ....).

Gestion des contrats :
- Etablir des propositions de contrats de maintenance clients (hors pétroliers), suivant les cahiers des charges et tarifs
diffusés par la Direction.
- Relancer et suivre les clients restés sans réponse suite à une proposition de contrat de Maintenance.
- Etablir la facturation client en fonction du statut : facture contrat annuel, facture régie,
- Etablir les avoirs de contrats et factures de Maintenance si besoin.
- Relancer et suivre les impayés maintenance clients.

Gestion de la Régie
- Etablir les factures des rapports d'intervention régie à partir des pré factures ou rapports complétés.
- Etablir les avoirs Maintenance Régie si besoin.
- Relancer les devis Régie et passer en commande les devis acceptés.
- Tenir les dossiers clients (classement des rapports d'intervention, factures, courriers, commandes, fiche client...).
- Enregistrer et facturer les commandes clients de consommables.

Secrétariat et suivi administratif :
- Assurer l'accueil téléphonique du service et gérer la boite mail du SAV.
- Etablir les documents utiles au service tels que notes internes, courriers clients, devis, etc.
- Mettre à jour les différents tableaux de bord du service (facturation, commandes en cours, matériels sous garantie, etc.).
- Réaliser le suivi administratif du personnel du service (planning des absences, notes de frais, rapports hebdomadaires...).
- S'assurer de la bonne diffusion des documents et de leurs mises à jour auprès des techniciens.
- Gérer et suivre les réclamations clients et fournisseurs.
Le poste est basé à Aix-En-Provence