Assistant de Direction Sd5 - Sd8 H/F

Ministere de L'economie, des Finances et

Description du poste
Au sein de secrétariat mutualisé des sous-directions SD5 et SD8, vous êtes en charge de l'assistance de deux sous-directions, enéquipe avec une autre assistante. Vous êtes rattaché(e) à deux sous-directeurs.

Vous assurez plusieurs rôles :
1/ Accueil et d'aiguillage des agents et des invités :
accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction ;
accueil des nouveaux(velles) arrivant(e) ;
filtrage et transfert des appels téléphoniques.

2/ Transmission de connaissance et de relais d'information :
formation/pédagogie sur certains outils métiers (principalement notre outil de gestion documentaire / parapheurélectronique Siged+) ;
transmission et suivi des dossiers formalisés ;
enregistrement et distribution des courriers quotidiennement collectés par le BDOAC ;
capitalisation des connaissances : centralisation des fiches établies par les agents partants.

3/ Organisation et préparation des réunions pour l'encadrement des deux sous-directions :
impression et consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à la Directrice du budget par les deux sous-directeurs, leurs deux adjoints et les six chef(fe)s de bureau ;
préparation des réunions ;
bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes rendus).

4/ Archivage et de classement :
distribuer, classer et archiver les courriers et documents.

5/ Gestion pro-active d'agenda :
organiser les agendas en lien étroit avec les sous-directrices, dans un soucis d'optimisation de leurs déplacements, et defacilitation générale de leur travail.

6/ Rôle de relecture :
constitution, suivi et contrôle des dossiers dématérialisés (notes, etc.) / vérification et mise en forme des documents surdemande des sous-directeurs, leurs deux adjoints et des six chef(fe)s de bureau.

7/ Rôle de relais RH :
être le relais du BRH pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiquesvariées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.) ;
suivre les présences et les congés : les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leursresponsabilité, la gestion des congés de leurs de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s deprogrammer leurs prévisions de congés.

Conditions d'exercice particulières
Vous travaillez en équipe, dans un secrétariat mutualisé en bureau partagé. Il peut y avoir ponctuellement des pics d'activité liés aucalendrier budgétaire.
Description du profil recherché
Agent de catégorie B ou C expérimenté.
Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles pour interagir avec vos collègues et avec des interlocuteurs de tout niveau, etavez le sens du service et de l'équipe.
Vous êtes rigoureux(se), pro-actif(ve) et doté(e) d'une bonne autonomie.
Vous savez respecter la confidentialité des échanges et fairepreuve de discrétion.
Vous avez un bon niveau de français (grammaire, orthographe) vous permettant d'avoir un oeil avisé lors des relectures de notes.
Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (notamment la prise de rendez-vous sous Outlook) et logiciels métiers.
Enfin, vous avez à coeur de faciliter la vie professionnelle des deux sous-directeurs et de leurs équipes dans un esprit constructif etêtes motivé(e) pour rejoindre notre environnement au coeur des décisions de l'État.