Assistant - Assistante de Direction H/F

Groupe Bordet

Accompagne le dirigeant d'entreprise, un chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il (elle) est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.
Rattaché(e) à la Direction générale, il (elle) assure les responsabilités suivantes :

MISSIONS/TACHES
1- Gestion administrative
- Gérer l'agenda et l'organisation quotidienne du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, logistique, congés, .).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, et accueillir physiquement les rendez-vous.
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reportings, rapports, comptes rendus.).
- Organiser le tri, l'analyse et l'archivage des documents pour une information ciblée du dirigeant (courriers, compte-rendus, documentation, etc)
- Assurer de la bonne transmission des informations en interne et en externe
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gérer les notes de frais.

2- Préparation et suivi des dossiers
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
- Assurer le suivi des contrats (conditions d'exécution et préavis) , être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.). Suivi du calendrier des obligations et échéances importantes et rappels au parties prenantes
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

3- Autres missions
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Négocier les contrats de locations de véhicules société et en suivre l'exécution
- Suivi des contrats d'assurance
Si de plus, vous êtes dynamique, avec le sens de l'initiative et l'esprit d'équipe, dotée d'une bonne aisance relationnelle et d'un bon sens des priorités, alors ce poste est pour vous.