Secrétaire de Scolarité H/F

Nantes Université

Activités principales

Assistance administrative du directeur de la formation:

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (dérogations au règlement des études).

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser.

- Retranscrire des informations orales à l'écrit.

- Suivre les dossiers pilotés par le directeur de la formation et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la direction de la formation.

- Participer aux opérations de logistique du service.

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier électronique.

- Classer et archiver des documents.

- Assurer la gestion administrative d'Unités d'enseignement transversales (saisie des emplois du temps, des charges d'enseignement et des notes).

- Gérer les archives du service scolarité: trier et classer les documents d'archives, élaborer un registre et le tenir à jour.

Inscriptions administratives et gestion des étudiants :

- Accueillir et informer les étudiant.e.s.

- Assurer une permanence téléphonique.

- Vérifier les dossiers d'inscriptions et les enregistrer informatiquement.

- Mettre à jour les bases de données étudiantes.

- Etablir et délivrer des documents (certificats de scolarité, cartes étudiantes...).

Gestion des doctorants :

- Assurer la procédure d'inscription en thèse de doctorat.

- Gérer les dérogations.

- Assurer le traitement et le suivi des dossiers de thèse de doctorat.

Fiche de poste en intégralité ici :https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-secretaire-de-scolarite-polytech-3