Assistant de Direction H/F

Groupe Bordet

Vous êtes organisé(e), dynamique et souhaitez intégrer une entreprise sur un secteur porteur et en fort développement ?

En étroite collaboration avec la Direction, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité.

Rattaché(e) à la Direction générale, et avec l'aide de son équipe, vos principales missions seront :

Gestion administrative

- Gérer l'agenda et l'organisation quotidienne du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, logistique, congés, ...).

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, et accueillir physiquement les rendez-vous.

- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reportings, rapports, comptes rendus...).

- Organiser le tri, l'analyse et l'archivage des documents pour une information ciblée du dirigeant (courriers, compte-rendus, documentation, etc)

- Assurer de la bonne transmission des informations en interne et en externe

- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

- Gérer les notes de frais.

Préparation et suivi des dossiers

- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).

- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).

- Assurer le suivi des contrats (conditions d'exécution et préavis) , être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL...). Suivi du calendrier des obligations et échéances importantes et rappels au parties prenantes

- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

Autres missions

- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...).

- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

- Négocier les contrats de locations de véhicules société et en suivre l'exécution

- Suivi des contrats d'assurance

Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) :

- Issu(e) de formation de niveau Bac +2/3 de type BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI ou Bac +5 de type école de commerce, IEP, ou Master en économie, gestion ou droit
- Une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire
- Des qualités essentielles de rigueur, d'organisation et de réactivité
- Une capacité à faire preuve de discrétion mais aussi d'esprit d'initiative
- Un sens aigu du travail en équipe et en mode projet.

Ce que nous vous offrons :

- Un CDI au statut Agent de maîtrise

- Un véhicule de service

- Une entreprise à taille humaine avec un esprit collaboratif dans un cadre verdoyant, à 20km de Chatillon sur Seine,

- Un environnement dynamique et en pleine évolution.

- Télétravail possible après intégration.

Nous sommes une entreprise industrielle qui produit depuis 1860 un charbon de bois pur selon une technologie écoresponsable qui préserve la nature et les hommes.

Le fonctionnement de notre usine lui permet de limiter massivement les impacts sur l'environnement et les émissions de CO2.

Le groupe BORDET est composé d'environ 40 collaborateurs sur le site de Leuglay (21290).

Nous intervenons dans un secteur porteur en très fort développement, dans un contexte de transition énergétique et de chimie verte.

En coopération avec des organismes de recherche sur différents programmes de R&D, nous portons également de nombreux projets en France et à l'international.