Assistant - Gestionnaire Administratif H/F

NC Recrutements

Vous assistez le Responsable du service Exploitation - Maintenance et le Responsable du service Technique, en assurant principalement des tâches administratives et de secrétariat pour les deux services. Plus concrètement vos missions seront les suivantes :

Assistance auprès du service Exploitation - Maintenance :

- Participation aux réunions du service et effectuer les synthèses des réunions

- Mise à jour des données administratives, des contrats et des prestataires

- Rédaction des courriers

- Rédaction des informations flash auprès des locataires

- Contrôle et Suivi de la facturation prestataires et fournisseurs (factures bloquées, relance etc.) ;

- Mise en place des Marchés d'exploitation comprenant la préparation, la diffusion, l'enregistrement et par la suite le suivi des avenants. Enregistrement dans la base de données LIGERIS

- Lancement des enquêtes lors de travaux ou arrêts machines pour mettre en place les mesures palliatives ;

- Collecte des données, consommation, suivi des charges locatives pour préparation des rapports d'analyse ;

- Point et suivi des demandes entreprises et prestataires (suivi des clés, des badges, des accès...) ;

- Contrôle et suivi des agréments sous-traitants.

Assistance auprès du service Technique :

- Rédaction et mise en page des courriers.

-Classement et suivi des diagnostics techniques (électricité, gaz, DPE, amiante), vérification hebdomadaire de la clôture des états des lieux

- Réception, scan et classement des courriers entrants, création des réclamations.

- Rédaction et suivi des marchés subséquents nécessaires au service technique (cuisine, cordiste).

- Suivi des interventions techniques: relance mensuelle des bons de travaux auprès des entreprises pour facturation, suivi des bons de travaux et des réclamations, organisation des rendez-vous de réception.

- Participation à la gestion des réclamations (ex : fuites, refoulements, désenfumage) et transmission auprès des Gestionnaires pour suivi. Vous serez amené.e à appeler les locataires

- Rédaction et diffusion des affichages techniques (problèmes techniques, interventions).

- Gestion des badges et des clés entreprises, la tenue du registre de remise et commande de reproduction de clés.