Assistant·e de Gestion H/F
Pôle Emploi
- Paris 12e - 75
- CDI
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
La coopérative Acadie recherche pour son siège situé à Paris dans le XIIe arrondissement un.e : Assistant.e de gestion
Nous sommes à la recherche d'une personne en mesure d'épauler notre équipe sur le plan administratif.
Parce que les consultants sont tous les jours sur les routes de France et de Navarre, nous recherchons quelqu'un pour assurer la gestion d'Acadie au quotidien. Sous la responsabilité du gérant et du co-gérant, vous serez l'interlocuteur des consultants, des clients, des fournisseurs, des entreprises partenaires, de la banque et du cabinet comptable externe ; vous garantissez le suivi administratif des contrats.
Nous recherchons une personne :
- Organisé.e, vous avez le sens des priorités et de la confidentialité.
- Vous disposez d'une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle (bonne orthographe) qui sera évaluée lors d'un test au cours de l'entretien.
- Vous maitrisez des logiciels bureautiques (Excel, Word, Powerpoint.).
- Vous avez des notions en comptabilité.
- La connaissance des appels d'offre, de la plateforme Chorus Pro et du logiciel Pennylane serait un atout.
- CV et LM obligatoires.
Vos missions seront de plusieurs ordres :
Vie quotidienne de la coopérative :
- Accueil physique et téléphonique, gestion des mails et du courrier.
- Commande de fournitures de bureau et gestion des locaux
- Classement et archivage
Gestion administrative du personnel :
- Administration du personnel (contrat de travail, visites médicales, suivi des périodes d'essai, suivi des formations, etc.)
- Préparation et envoi mensuel de la matrice paye et des variables (congés, absences, tickets restaurant) au cabinet comptable externe
- Gestion des notes de frais et imputation analytique par contrat sur le logiciel Pennylane
- Point de contact des salariés pour toute question administrative. Administration des ventes & appels d'offre :
- Préparation des dossiers de candidature de réponse aux Appels d'Offres (acte d'engagement, DC1, DC2) et dépôt sur les plateformes
- Assurer le suivi des contrats clients et sous-traitants (Signature, facturation, suivi des échéances)
- Assurer les opérations courantes liées à la facturation et au recouvrement. (Dépôt des factures sur Chorus Pro).
Gestion comptable et juridique
- Gestion des opérations courantes bancaires et suivi de la trésorerie
- Tenir à jour le tableau de budget prévisionnel
- Relation avec le cabinet comptable externe
- Participer à la clôture budgétaire annuelle avec le cabinet comptable externe
- Formalités juridiques annuelles Cette liste est non exhaustive.
Experience: 24 Mois
Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative,Gestion de projet,Gestion des fournisseurs,Logiciels comptables,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Définir les plannings et congés de ses équipes,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser une gestion comptable,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Traiter les factures et les rapprochements bancaires,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Utiliser les outils de gestion et de la relation client,Vérifier les factures et les paiements
Langues: Anglais exigé
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Études de marché et sondages
Salaire fourni par le recruteur
Publiée le 01/10/2025 - Réf : 198KLGY
Assistant·e de Gestion H/F
- Paris 12e - 75
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