Agent Polyvalent Chargé d'Accueil - Mairie de la Reole H/F

Fonction publique Territoriale

MISSIONS PRINCIPALES
* Accueil et orientation physique et téléphonique du public
* Traitement du courrier
* Réception des usagers pour les demandes et remises de Passeport / Carte Nationale d'Identité (CNI)
* Assistance aux services

ACTIVITÉS
Accueil et orientation physique et téléphonique du public
* Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
* Renseigner sur l'organisation des services de la commune
* Orienter le public vers les services ou organismes compétents
* Accompagner et introduire les visiteurs
* Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les événements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
* Gérer l'affichage d'informations/arrêtés
* Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
* Gérer des plannings de réservation et les réservations de salles
* Gérer les dossiers USTOM, l'enregistrement des problématiques d'éclairage public
* Traiter les attestations d'accueil, les demandes de macarons
* Traiter les demandes de boisson temporaire pour une manifestation
* Traitement des demandes d'autorisation d'inhumer en l'absence de l'agent du service cimetière et de la responsable de service
* Traitement des décès, des demandes d'autorisation de fermeture de cercueil, et des demandes d'autorisation de crémation en l'absence de la responsable de service.
* Traitement des demandes d'actes d'état civil
Réception des usagers pour les demandes et remises de passeport/carte d'identité
* Accueillir les usagers pour les demandes de passeport et carte d'identité
* Vérifier la complétude des dossiers et informer les usagers des pièces justificatives nécessaires
* Enregistrer les demandes dans le système dédié
* Assurer la remise des documents d'identité aux usagers après validation
* Planifier et gérer les rendez-vous relatifs aux demandes
* Garantir le respect des procédures administratives et réglementaires
Traitement du courrier électronique et postal
* Gérer le courrier arrivé : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire
* En l'absence de l'assistante de Monsieur Le Maire :
o Trier et enregistrer le courrier postal
o Scanner et archiver le courrier
o Assurer la diffusion du courrier auprès du DGA ou du Directeur Général des Services
* Assistance ponctuelle aux autres agents du service administratif (tâches de secrétariat, mises sous pli...)